Eine ZUGFeRD-Datei zeigt im PDF 1.190 € Endbetrag. Im eingebetteten XML steht 1.180 €, weil eine Position beim Export falsch gerundet wurde. Bis vor Kurzem zählte für Ihr Finanzamt die Zahl im PDF. Seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist das umgekehrt: Maßgeblich ist die Zahl im XML.
In 6 Minuten wissen Sie: warum sich das Verhältnis zwischen PDF-Ansicht und XML-Datensatz bei ZUGFeRD und Factur-X 2025 umgedreht hat, was bei Abweichungen zwischen beiden Teilen für Ihren Vorsteuerabzug gilt, und wie Sie eine hybride Rechnung in der Praxis richtig prüfen und archivieren.
Was bedeutet “strukturierter Teil führend” bei ZUGFeRD?
Der strukturierte Teil einer hybriden E-Rechnung ist der eingebettete XML-Datensatz, der alle Rechnungsdaten maschinenlesbar nach der Norm EN 16931 enthält. “Führend” bedeutet: Weicht der Inhalt des PDF vom Inhalt des XML ab, gilt für die steuerliche Beurteilung ausschließlich das, was im XML steht.
ZUGFeRD und Factur-X sind hybride Formate – eine einzige PDF-Datei trägt zusätzlich ein eingebettetes XML mit denselben Rechnungsdaten in strukturierter Form. Für den Menschen sichtbar ist nur das PDF; ein Rechnungsprogramm oder ein ERP-System liest stattdessen das XML aus. Genau dieses Nebeneinander wirft die Frage auf, welcher Teil im Streitfall zählt.
Bis zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung war die Antwort eindeutig: Bei einer Abweichung zwischen elektronischer Information und lesbarem Bildteil ging der Bildteil vor. Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat sich dieses Verhältnis umgekehrt – bei hybriden E-Rechnungen bildet nun der strukturierte Teil den führenden Bestandteil (BMF, Schreiben vom 15.10.2025).
Die folgende Tabelle stellt beide Rechtszustände gegenüber. Stand: Oktober 2025, Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2025.
| Kriterium | Bis 2024 (vor der E-Rechnungspflicht) | Ab 2025 (nach BMF-Schreiben) |
|---|---|---|
| Führender Teil bei Abweichung | PDF-Bildteil | Strukturierter XML-Teil |
| Rechtsstatus des PDF allein | Vollwertige Rechnung | Reine Visualisierung ohne eigene Aussagekraft bei Abweichung |
| Vorsteuerabzug bei fehlerhaftem XML, korrektem PDF | In der Regel unproblematisch | Kann versagt werden, wenn Pflichtangaben im XML fehlen |
| Archivierungspflicht | PDF-Ablage ausreichend | Strukturierter Datensatz zwingend mitzuarchivieren |
Warum hat sich das Verhältnis zwischen PDF und XML 2025 umgekehrt?
Die Umkehr folgt aus der gesetzlichen Definition der E-Rechnung selbst: Seit 1. Januar 2025 gilt als E-Rechnung nur eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 UStG). Ein PDF allein erfüllt diese Definition nicht, weil es nicht ohne Weiteres maschinenlesbar ist.
Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD ist deshalb nur der XML-Teil überhaupt die E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Das PDF ist rechtlich eine Visualisierung dieser E-Rechnung – nützlich für Menschen, aber ohne eigenständige steuerliche Aussagekraft, sobald es vom XML abweicht. Vor 2025 gab es diese Hierarchie nicht, weil eine PDF-Rechnung für sich genommen bereits als vollwertige Rechnung galt.
Markus T., Inhaber eines Ingenieurbüros in Leipzig, hatte genau dieses Problem bei einer Sammelrechnung: Ein Exportfehler in seiner alten Software rundete eine Position im PDF auf volle Euro, während das XML die exakte Nachkommastelle behielt. Optisch fiel niemandem etwas auf – bis eine Betriebsprüfung die beiden Beträge verglich. Seit er auf eine Rechnungssoftware mit synchronisierter PDF- und XML-Erzeugung umgestiegen ist, tritt diese Differenz gar nicht mehr auf.
Was passiert bei Abweichungen zwischen XML und PDF-Bildteil?
Weichen strukturierter Datensatz und Bildteil inhaltlich voneinander ab, liegt nach der BMF-Position im Ergebnis eine zweite, potenziell unzutreffende Rechnung vor. Das gilt unabhängig davon, wie vollständig oder plausibel das PDF für sich genommen wirkt.
Praktisch heißt das: Ein Finanzamt kann den Vorsteuerabzug versagen, wenn Pflichtangaben nach § 14 UStG im strukturierten Teil fehlen oder von den dortigen Werten abweichen – selbst wenn dieselben Angaben im PDF korrekt und vollständig erscheinen (§ 15 UStG). Das PDF schützt in diesem Fall nicht mehr vor der Fehlerfolge, weil es rechtlich nachrangig ist.
Für Sie als Rechnungsempfänger bedeutet das einen zusätzlichen Prüfschritt: Ein optisch fehlerfreies PDF ist kein Beleg dafür, dass die zugrunde liegende E-Rechnung korrekt ist. Wie Fehlerklassen bei E-Rechnungen im Detail unterschieden werden und welche Folgen sie für den Vorsteuerabzug haben, erklärt der Beitrag zum BMF-Schreiben und der Validierungspflicht ausführlich.
ZUGFeRD-Rechnungen erstellen, bei denen PDF und XML immer übereinstimmen
Unsere Rechnungssoftware erzeugt PDF-Ansicht und eingebettetes XML aus denselben Daten in einem Schritt – ein manueller Export-Fehler zwischen beiden Teilen ist technisch ausgeschlossen. Kostenlos, ohne Kreditkarte.
Betrifft die neue Regel auch Factur-X und andere Hybridformate?
Ja, die Führung des strukturierten Teils gilt für jedes hybride Format, das PDF und ein eingebettetes EN-16931-konformes XML kombiniert – nicht nur für ZUGFeRD, sondern ebenso für das französische Pendant Factur-X. Beide Formate teilen sich seit ZUGFeRD 2.0.1 dieselbe technische Basis.
Der Unterschied zwischen den Namen ist rein organisatorisch: ZUGFeRD ist die deutsche, Factur-X die deutsch-französische Bezeichnung desselben hybriden Ansatzes. Für die rechtliche Bewertung – XML vor PDF bei Abweichungen – spielt der Name keine Rolle, entscheidend ist allein, dass ein strukturierter EN-16931-Datensatz eingebettet ist. Reine XML-Formate wie die XRechnung betrifft die Frage naturgemäß nicht, weil dort ohnehin kein separater Bildteil existiert.
Aktuell ist ZUGFeRD in Version 2.5.2 im Umlauf, Factur-X in Version 1.09.2 – beide validieren gegen dieselben EN-16931-Validierungsartefakte. Eine ältere ZUGFeRD-Datei in Version 2.0.1 oder höher bleibt weiterhin gültig, solange sie ein steuerlich anerkanntes Profil verwendet; nur bei einem Wechsel des Rechnungsprogramms lohnt sich ein Blick, ob der Export noch auf dem aktuellen Stand erfolgt.
Ein Sonderfall bleiben die einfachsten ZUGFeRD-Profile: Bei den Profilen MINIMUM und BASIC WL sind so wenige Daten strukturiert hinterlegt, dass sie steuerlich nicht als vollwertige E-Rechnung anerkannt werden. Für diese Profile stellt sich die Frage nach dem führenden Teil gar nicht erst, weil ihnen die dafür nötige Datentiefe fehlt. Welches Profil für welchen Anwendungsfall passt, zeigt der Vergleich ZUGFeRD gegen XRechnung.
Wie archivieren Sie hybride E-Rechnungen GoBD-konform?
Für die GoBD-konforme Archivierung einer hybriden E-Rechnung reicht die alleinige Ablage des PDF nicht aus. Aufbewahrt werden muss mindestens der strukturierte Datensatz unverändert und maschinenlesbar, weil nur er rechtlich als E-Rechnung gilt.
In der Praxis speichern die meisten Unternehmen ohnehin die vollständige Hybriddatei – PDF und eingebettetes XML bleiben dabei automatisch zusammen erhalten, solange die Datei nicht nachträglich bearbeitet oder das PDF separat neu erzeugt wird. Genau dieser zweite Fall ist die häufigste Fehlerquelle: Ein PDF-Tool “optimiert” die Datei nach dem Erhalt und entfernt dabei unbemerkt das eingebettete XML. Danach existiert nur noch der nicht-führende Bildteil.
Dasselbe Risiko besteht beim E-Mail-Versand über manche Postausgänge: Einige Mailserver komprimieren große PDF-Anhänge automatisch, um Speicherplatz zu sparen, und greifen dabei in die Dateistruktur ein. Ein eingebettetes XML übersteht diese Komprimierung nicht immer unbeschädigt. Vor der Archivierung lohnt sich deshalb eine Stichprobe: Öffnen Sie ein und dieselbe Datei einmal direkt nach dem Export und einmal nach dem Empfang beim Kunden, um zu prüfen, ob der strukturierte Teil auf dem Transportweg unversehrt bleibt.
Wie Sie eine ZUGFeRD-Datei technisch öffnen und den eingebetteten XML-Teil sichtbar machen, um genau das zu prüfen, zeigt die Anleitung zum ZUGFeRD-XML visualisieren. Wer die Archivierung insgesamt neu aufsetzen will, findet im Leitfaden zur GoBD-Archivierung den vollständigen Ablauf inklusive Aufbewahrungsfristen. Eine Rechnungssoftware mit eingebauter GoBD-Belegarchivierung übernimmt diese Zusammenführung automatisch und verhindert, dass ein nachträgliches PDF-Tool den strukturierten Teil unbemerkt entfernt.
Mit Business bleiben Kundendaten, Positionen, Zahlungsstand und das erzeugte Dokument jeder Rechnung im Rechnungsarchiv zusammen, mit Export für die Betriebsprüfung. Den Ablauf zeigt die Seite Rechnungen archivieren.
Wie prüfen Sie, ob XML und PDF bei Ihrer ZUGFeRD-Rechnung übereinstimmen?
So kontrollieren Sie eine hybride Rechnung in fünf Schritten auf Abweichungen zwischen strukturiertem Teil und Bildteil:
- Öffnen Sie die Datei mit einem Werkzeug, das den eingebetteten XML-Anhang extrahiert, statt sich auf die reine PDF-Vorschau zu verlassen.
- Vergleichen Sie den Rechnungsbetrag im XML mit dem im PDF angezeigten Endbetrag – Rundungsdifferenzen entstehen häufig genau hier.
- Prüfen Sie Steuersatz und Steuerbetrag in beiden Teilen; ein falscher Steuersatz im XML zählt auch dann, wenn das PDF den richtigen Satz zeigt.
- Kontrollieren Sie Pflichtangaben nach § 14 UStG im XML, insbesondere USt-IdNr., Rechnungsnummer und Leistungsdatum.
- Bei einer Abweichung: Fordern Sie beim Aussteller eine korrigierte Datei an, statt die Rechnung mit dem optisch passenden PDF-Wert zu buchen.
Wer eine ZUGFeRD-Rechnung im eigenen Betrieb erstellt statt nur zu empfangen, verhindert das Problem von vornherein: Erzeugt eine Software PDF und XML aus derselben Datenquelle im selben Exportschritt, kann keine Abweichung zwischen beiden Teilen entstehen. Die manuelle Nachkontrolle bleibt dann nur für eingehende Rechnungen fremder Aussteller nötig. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung liefert der Beitrag ZUGFeRD erstellen, das direkte ZUGFeRD-Tool erzeugt beide Teile automatisch synchron.
Eine vorhandene XRechnung oder ZUGFeRD-Datei können Sie ohne Konto im Browser prüfen und auslesen.
Was Sie jetzt tun
- Prüfen Sie bei Ihrer nächsten eingehenden ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung, ob Betrag und Steuersatz im XML mit dem PDF übereinstimmen, statt sich auf die PDF-Ansicht zu verlassen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Archivierung den strukturierten Datensatz unverändert mitspeichert, nicht nur eine gedruckte oder neu erzeugte PDF-Kopie.
- Wechseln Sie beim eigenen Rechnungsversand auf eine Software, die PDF und XML synchron aus denselben Daten erzeugt, statt beide Teile getrennt zu exportieren.
Was bedeutet "strukturierter Teil ist führend" bei ZUGFeRD?
Galt vor 2025 eine andere Regel für hybride Rechnungen?
Verliere ich den Vorsteuerabzug, wenn XML und PDF bei ZUGFeRD abweichen?
Betrifft die Regel auch Factur-X-Rechnungen?
Reicht eine reine PDF-Archivierung für hybride E-Rechnungen aus?
Wie erkenne ich eine Abweichung zwischen XML und PDF in meiner ZUGFeRD-Datei?
Quellen
- BMF, Schreiben vom 15.10.2025 – III C 2 – S 7287-a/00019/007/243 — Bundesministerium der Finanzen, 2025-10-15. bundesfinanzministerium.de
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet. gesetze-im-internet.de
- § 15 UStG – Vorsteuerabzug — Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet. gesetze-im-internet.de
- KoSIT – Validierungsartefakte für XRechnung und EN 16931 — Koordinierungsstelle für IT-Standards, Stand 2026. kosit.org
Das passende Werkzeug können Sie ohne Konto öffnen: ZUGFeRD im Browser erstellen.