// ZUGFERD · B2B

ZUGFeRD erstellen. PDF + XML. In einer Datei.

Erfassen Sie Kunde, Leistungen und Preise und erstellen Sie ein lesbares PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Der Editor erzeugt ZUGFeRD 2.5.2 im Profil EN 16931. Starten Sie ohne Anmeldung innerhalb des Start-Kontingents; regelmäßige Aufträge bearbeiten Sie mit Business.

Rechnung erstellen Format prüfen

ZUGFeRD 2.5.2
EN 16931 · PDF/A-3
Sofort Download

/erstellen BEREIT

AUSGABE

PDF/A-3 + XML

ZUGFeRD 2.5.2 · EN 16931

FORMAT PDF/A-3 + CII

EINSATZ Unternehmen · B2B

START 0 € · ohne Anmeldung

// 01 · ABLAUF

So erstellen Sie Ihre E-Rechnung in Sekunden

Kein XML-Fachwissen nötig: Der Generator führt von den Rechnungsdaten bis zum ZUGFeRD-Export; die technische Prüfung bleibt ein eigener Schritt.

Rechnungsdaten erfassen — ohne Anmeldung

Starten Sie direkt im Browser. Tragen Sie einfach Absender, Empfänger und Rechnungsdaten in das intuitive Formular ein. Ohne Konto werden Ihre Daten nicht auf unseren Servern gespeichert: Die Rechnung entsteht lokal in Ihrem Browser. Nur die optionale Konformitätsprüfung überträgt die XML verschlüsselt an unseren Server in Frankfurt und verwirft sie nach der Prüfung.

Automatische Berechnung & XML-Erzeugung

Konzentrieren Sie sich auf Ihr Geschäft. Fügen Sie Ihre Leistungen oder Produkte hinzu — wir berechnen automatisch Netto, Brutto und Umsatzsteuer. Im Hintergrund erstellt unser Generator die ZUGFeRD-2.5.2-XML-Struktur nach EN 16931 und bettet sie in das PDF/A-3 ein.

Prüfen und als PDF herunterladen

Sie erhalten ein gestaltetes PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML. Prüfen Sie die heruntergeladene Originaldatei und stimmen Sie Format sowie Übermittlungsweg mit dem Empfänger ab.

// 02 · FORMAT

Was ist eigentlich ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist das clevere Hybrid-Format. Es besteht aus einem sichtbaren PDF-Bild für Sie und einem unsichtbaren XML-Datensatz für die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden. Perfekt für den B2B-Verkehr seit 2025. Hintergrund: Alle Fakten zu Profilen, Versionen und Factur-X-Bezug. Technische Details: Exportformat, Prüfmethodik und Änderungen am Regelwerk.

Mensch & Maschine: PDF lesbar für Sie, XML für das System.
Keine Rückfragen: Ihr Kunde kann die Rechnung wie gewohnt lesen.
Strukturiert: Profil EN 16931 für typische B2B-E-Rechnungen.

// DATEI-AUSGABE

Der Business-Standard
ohne Kosten.

ZUGFeRD ist der Standard für effiziente B2B-Prozesse. Mit unserem Generator nutzen Sie diese Technologie sofort, ohne in teure ERP-Systeme investieren zu müssen.

2.5.2 Version

PDF/A-3 Container

// 03 · IM ALLTAG

Warum ZUGFeRD nutzen?

Das Format verbindet das Beste aus zwei Welten: Lesbarkeit und Automatisierung.

Lesbar wie immer

Sieht aus wie ein normales PDF. Jeder kann es öffnen.

EN-16931-Profil

CII-Daten im ZUGFeRD-Container; Regelstatus separat prüfbar.

Automatisch buchbar

Steuerberater können die Daten direkt importieren.

Privacy First

Erstellung lokal im Browser, Prüfung ohne Speicherung.

// NACH DEM EXPORT

Datei erzeugen. Dann konkret prüfen.

Der Editor prüft Eingaben und erzeugt das gewählte Format. Den technischen Regelstatus Ihrer exportierten Originaldatei sehen Sie anschließend im passenden Validator.

Format prüfen

Aus einer erbrachten Leistung

Paket und zusätzliche Arbeit verständlich abrechnen.

Wählen Sie den Rechnungsempfänger und erfassen Sie den vereinbarten Leistungszeitraum. Ein Festpreispaket erhält eine eigene Position; zusätzlich vereinbarte Stunden führen Sie mit Menge und Stundensatz auf. Der Editor berechnet die Summen aus diesen Angaben. Prüfen Sie Steuerart und Vorschau gemeinsam, bevor Sie das ZUGFeRD-PDF herunterladen. Die sichtbare Rechnung und die eingebetteten Daten beschreiben denselben Auftrag. Ihr Kunde kann das PDF öffnen und seine Software kann die strukturierten Angaben verarbeiten.

Leistungen im Editor erfassen

Kreativer Arbeitsplatz mit Tastatur, Stiften und Farbresten auf dem Holztisch

Fiktiver DienstleistungsauftragWebsite-Texte mit Zusatzarbeit

Datei und Folgeauftrag

Die vollständige Datei versenden und Angaben weiterverwenden.

Senden Sie die heruntergeladene Originaldatei über den vereinbarten Kanal. Ein neuer PDF-Druck kann die eingebetteten Rechnungsdaten verlieren; verwenden Sie deshalb die exportierte Datei. Zusätzliche Unterlagen wie einen Stundennachweis übergeben Sie separat. Verlangt der Empfänger stattdessen reine XML, prüfen Sie den XRechnung-Weg. Für den nächsten Auftrag können Sie im Konto Kunden und Leistungen wieder auswählen. Mit Business übernehmen Sie außerdem Angebote oder Projektstunden und versenden die Rechnung direkt aus dem Programm.

Den laufenden Rechnungsalltag mit Business starten

Blick auf einen Arbeitsplatz mit Laptop, Notizbuch und Pflanze

07 / Der passende Umfang

Ihre nächste Rechnung. Und alle weiteren.

Für einzelne Dateien starten Sie im begrenzten Gastkontingent. Business verbindet Ihre laufende Abrechnung: unbegrenzt Rechnungen ohne Anbieterhinweis, Angebote übernehmen, Stunden abrechnen und direkt versenden. Wählen Sie Business, wenn aus dem einzelnen Download ein regelmäßiger Arbeitsablauf wird.

Einzelne Rechnungen

Start

0 €

Dauerhaft kostenlos. Kein Abo, keine Zahlungsdaten.

Kostenlos testen

Enthalten:

3 Rechnungen im Monat Mit kleinem Werbehinweis
E-Rechnung als PDF (ZUGFeRD) und XRechnung
Je 25 Kunden und Artikel speichern
Eigenes Logo auf der Rechnung
Wiederkehrende Rechnungen 1 Vorlage
2 kostenlose Lesezugänge Etwa für Ihre Steuerberatung

Alle Funktionen vergleichen

Laufender Rechnungsalltag

Business

Business Plus

ab 19,08 € / Monat (zzgl. MwSt.)

229,00 € pro Jahr, jährlich im Voraus.

Tarif buchen

Alles aus Business, außerdem:

DATEV-Export Rechnungen und Belege für die Steuerberatung
Unbegrenzt Belege erfassen Mit Texterkennung
Eigene Empfangsadresse für Lieferanten
Eingehende E-Rechnungen automatisch prüfen
Abschlags- und Schlussrechnungen

Alle Funktionen vergleichen

Erst ausprobieren? 14 Tage alle Funktionen von Business Plus für eine Person. Ohne Kreditkarte, der Test endet automatisch ohne Abbuchung.

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Bezahlte Tarife: rechnerischer Monatswert bei Jahreszahlung, pro Firma mit 1 Zugang zum Bearbeiten. Alle Leistungen & Jahrespreise →

// JETZT ERSTELLEN

Jetzt ZUGFeRD Rechnung schreiben

Erstellen Sie strukturierte Rechnungsdaten für B2B-Kunden und prüfen Sie die Empfängervorgaben vor dem Versand. Hintergrund: ZUGFeRD-Format und Factur-X-Bezug.

ZUGFeRD Rechnung erstellen

Ohne Kreditkarte · ohne Installation · direkt im Browser

// 04 · FRAGEN

Häufige Fragen zu ZUGFeRD

Antworten zu Format, Export und praktischer Nutzung.

Was ist der Unterschied zu einer XRechnung?

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei (für Menschen schwer lesbar) und primär für Behörden gedacht. ZUGFeRD ist ein Hybrid (PDF + XML) und ideal für den B2B-Bereich, da man die Rechnung auch ohne Software lesen kann. Mehr Details: XRechnung-Übersicht vs. ZUGFeRD-Übersicht.

Welche ZUGFeRD-Version wird verwendet?

Der Haupteditor erzeugt ZUGFeRD 2.5.2 im Profil EN 16931 (veröffentlicht 2026-08-04, anzuwenden seit 2026-09-01). Der Formatstand ist mit Factur-X 1.09.2 koordiniert; prüfen Sie eine konkrete Exportdatei und die Empfängervorgaben vor dem Versand.

Kann ich das PDF normal drucken und ablegen?

Die exportierte ZUGFeRD-Datei lässt sich als PDF öffnen und drucken; für die digitale Aufbewahrung müssen PDF und eingebettete XML im Original erhalten bleiben. Der Generator legt den Container auf PDF/A-3 aus. Einen formalen ISO-19005-3-Nachweis liefert nur eine spezialisierte PDF/A-Prüfung.

Ist der Generator wirklich kostenlos?

Start enthält bis zu 3 Rechnungen pro Monat; die PDF-Datei enthält einen Anbieterhinweis. Business bietet unbegrenzte Rechnungen ohne Anbieterhinweis und ergänzt unter anderem Angebote, Zeiterfassung und direkten E-Mail-Versand.

Wie prüfe ich empfangene ZUGFeRD Rechnungen?

Nutzen Sie dafür unseren ZUGFeRD Validator. Er prüft die eingebettete XML und weist ausgewählte PDF-Containermerkmale getrennt aus. Der Containerhinweis ersetzt keinen vollständigen ISO-19005-3-Konformitätsnachweis.

Welche Profile gibt es bei ZUGFeRD?

Sechs Profile mit steigendem Detailgrad: MINIMUM (nur Buchungshilfe), BASIC WL (ohne Positionen), BASIC, EN 16931 / COMFORT (Standard für B2B), EXTENDED und XRECHNUNG (CIUS-konform). Nach den BMF-FAQ reichen MINIMUM und BASIC WL für die E-Rechnungspflicht nicht; BASIC ist grundsätzlich zulässig, EN 16931 bleibt die empfohlene Standardwahl für B2B.

Was bedeutet PDF/A-3 — und warum ist es Pflicht?

PDF/A-3 erlaubt das Einbetten der strukturierten XML in das sichtbare Dokument und ist der in ZUGFeRD vorgesehene Container. Ein gewöhnliches PDF mit losem Anhang ist damit nicht gleichzusetzen. Ob sämtliche PDF/A-3-Anforderungen erfüllt sind, muss eine dafür ausgelegte Prüfung feststellen.

Was ist Factur-X und der Bezug zu ZUGFeRD?

Factur-X ist das französische Schwesterformat zu ZUGFeRD. ZUGFeRD 2.5.2 und Factur-X 1.09.2 teilen einen koordinierten technischen Kern. Profil, Metadaten und Empfängeranforderungen müssen für eine konkrete Datei dennoch geprüft werden.

Wann reicht ZUGFeRD nicht — wann brauche ich XRechnung?

Bei Behördenrechnungen legt der Auftraggeber Format und Übermittlungsweg fest; häufig wird XRechnung als reines XML verlangt. Nutzen Sie ZUGFeRD nur, wenn der Empfänger das konkrete Profil akzeptiert. Hintergrund: XRechnung-Pflicht erklärt.

Wie lange muss ich ZUGFeRD-Rechnungen aufbewahren?

Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Das gilt auch für andere Buchungsbelege. Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben bei 10 Jahren. PDF und eingebettete XML müssen nach den geltenden GoBD-Grundsätzen im digitalen Original aufbewahrt werden; ein Ausdruck allein ersetzt diese Archivierung nicht.

Häufige Validierungsfehler — und wie ich sie behebe?

PDF-Container: Ein erneuter PDF-Druck kann Einbettung und Metadaten verändern. XMP-Metadaten: ZUGFeRD verlangt definierte Erweiterungen. Profil-Mismatch: XMP- und XML-Profil müssen zusammenpassen. Summenfehler: Steuer- und Positionssummen müssen rechnerisch zusammenpassen. Prüfen Sie deshalb die heruntergeladene Originaldatei im Validator.

Erfüllt ZUGFeRD die E-Rechnungspflicht ab 2025?

Ja — ZUGFeRD ab Version 2.0.1 gilt laut BMF grundsätzlich als strukturierte E-Rechnung; ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC WL. Für breite Interoperabilität empfehlen wir EN 16931. Empfangspflicht für alle deutschen Unternehmen seit 01.01.2025. Versandpflicht stufenweise ab 2027/2028.

// 05 · WISSEN

ZUGFeRD in der Tiefe — Profile, Versionen, Pflichten

Vertiefung für Sonderfälle, Empfängeranforderungen und Formatauswahl.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat: ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei nach EN 16931. Menschen sehen das PDF, Maschinen lesen das XML — beides in derselben Datei. Das macht ZUGFeRD zur freundlichsten E-Rechnungs-Variante für gemischte B2B-Kundenkreise. Mehr Hintergrund in unserer ZUGFeRD-Übersicht.

ZUGFeRD 2.5.2: Was ist neu und seit wann gilt es?

Unser Generator erzeugt standardmäßig ZUGFeRD 2.5.2 im Profil EN 16931. Veröffentlicht am 2026-08-04, anzuwenden seit 2026-09-01. Neuerungen: präzisere Skonto-Felder, erweiterte Anhang-Unterstützung im Profil EXTENDED, verschärfte Schematron-Regeln, enge Synchronität mit Factur-X 1.09.2. Ältere ZUGFeRD-2.x-Dokumente bleiben beim Import relevant; neue Exporte erzeugen wir nach 2.5.2.

ZUGFeRD-Profile im Vergleich

Profil	Was ist drin?	Wann nutzen?	B2G-tauglich?
MINIMUM	Nur Kopfdaten, keine Positionen	Buchungshilfe, kein vollwertiger Ersatz	Nein
BASIC WL	Wie BASIC, ohne Positionen	Selten genutzt — Kassenbeleg-ähnliche Fälle	Nein
BASIC	Komplette Rechnung mit Positionen, reduzierter Umfang	Steuerlich zulässig; EN 16931 für B2B empfohlen	Nein
EN 16931 / COMFORT	BASIC + marktübliche Felder (Skonto, Zahlungsbedingungen)	Standard-Empfehlung für B2B	Ja (häufig)
EXTENDED	Maximum an Feldern, Skonto-Staffeln, Anhänge	Komplexe Geschäftsfälle, ERP-Integration	Ja
XRECHNUNG	CIUS-konforme Ausprägung im ZUGFeRD-Container	Behörden, die ZUGFeRD akzeptieren	Ja

Factur-X und der grenzüberschreitende Rechnungsverkehr

Factur-X ist das französische Schwesterformat zu ZUGFeRD und wird vom Forum National de la Facture Électronique (FNFE-MPE) gepflegt. ZUGFeRD 2.5.2 und Factur-X 1.09.2 sind technisch koordiniert. Für den Versand an französische Empfänger sind dennoch das verlangte Profil, nationale Vorgaben und der Annahmekanal zu prüfen.

PDF/A-3 als Pflicht-Container

PDF/A-3 (ISO 19005-3) erlaubt das Einbetten der CII-XML und ist der von ZUGFeRD vorgesehene Container. Der Generator schreibt die dafür vorgesehenen XMP- und Einbettungsmerkmale. Der öffentliche Check untersucht ausgewählte Containermerkmale; für einen vollständigen ISO-19005-3-Nachweis ist ein spezialisierter PDF/A-Prüfer erforderlich.

Pflichtfelder einer ZUGFeRD-Rechnung

Das Profil EN 16931 umfasst strukturierte Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Datum, Aussteller, Empfänger, Positionen sowie Steuer- und Rechnungssummen; hinzu kommen Container-Metadaten. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Rechnungsangaben. Der Editor meldet Eingabelücken; den technischen Regelstatus der Exportdatei erhalten Sie im Validator.

Häufige Validierungsfehler — und wie sie zu beheben sind

BR-CO-15: Positions-, Nachlass- und Zuschlagssummen abgleichen. PDF-Container: Stets die Originaldatei exportieren, nicht erneut als PDF drucken. XMP-Mismatch: Profilangaben in XMP und XML vergleichen. BR-S-08: Steuerberechnung je Kategorie prüfen. Der Validator weist XML-Befunde und Containerhinweise getrennt aus.

Wann ZUGFeRD nicht reicht — wann ist XRechnung Pflicht?

Wenn Sie an Bundesbehörden über ZRE oder OZG-RE einreichen, ist XRechnung der Standard. ZUGFeRD wird typischerweise nur akzeptiert, wenn das Profil XRECHNUNG verwendet wird. Bei Landesbehörden variiert die Praxis: einige akzeptieren ZUGFeRD im Profil EN 16931, viele bestehen auf XRechnung. Klären Sie das vor der ersten Rechnung. Mehr Details in unserer XRechnung-Übersicht.

Pflicht-Zeitplan: Wann müssen Sie ZUGFeRD versenden?

Seit 01.01.2025: alle deutschen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (ZUGFeRD oder XRechnung). Ab 01.01.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €. Ab 01.01.2028: Versandpflicht für alle Unternehmen. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind nach § 34a UStDV dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit; der Versand bleibt freiwillig. Ob und ab wann die Pflicht für Sie gilt, zeigt der E-Rechnungspflicht-Check in wenigen Fragen. Hintergrund: E-Rechnung-Übersicht.

Archivierung nach GoBD-Grundsätzen

Beide Bestandteile — PDF/A-3 und die eingebettete XML — müssen unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 8 Jahre für Rechnungen und andere Buchungsbelege und 10 Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare. Ein Papierausdruck ersetzt die digitale Archivierung nicht.