Die Rechnung ist fällig, die Zahlung fehlt. Vor Zinsen und Mahnkosten muss feststehen, ob der Kunde tatsächlich in Verzug ist. Ein Zahlungsziel auf der Rechnung allein beantwortet das nicht.

Dieser Ratgeber trennt Fälligkeit, Verzug und ersatzfähige Kosten. Die bestehenden Mahnstufen dienen der Organisation, nicht als gesetzlich vorgeschriebene Wartefolge.

Ab wann liegt Zahlungsverzug vor? (§ 286 BGB)

Eine offene Rechnung ist nicht automatisch eine Rechnung im rechtlichen Verzug. Entscheidend sind eine fällige, durchsetzbare Forderung, die ausgebliebene Zahlung und ein Verzugsgrund. Solange die Zahlung aus einem nicht zu vertretenden Umstand unterbleibt, tritt kein Verzug ein (§ 286 BGB).

Verzug durch Mahnung (§ 286 Abs. 1 BGB)

Eine eindeutige Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit kann den Kunden mit ihrem Zugang in Verzug setzen. Die Überschrift entscheidet nicht: Auch eine freundlich formulierte „Zahlungserinnerung“ kann rechtlich eine Mahnung sein. Drei Mahnungen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Das folgt aus § 286 Abs. 1 BGB.

Verzug ohne Mahnung (§ 286 Abs. 2 und 3 BGB)

Ist der Zahlungstermin wirksam nach dem Kalender bestimmt, etwa im Vertrag vereinbart, kann Verzug ohne Mahnung eintreten. Ein Datum oder „zahlbar innerhalb von 30 Tagen“, das erstmals einseitig auf der Rechnung steht, genügt dafür regelmäßig nicht. Der BGH unterscheidet die vereinbarte Leistungszeit ausdrücklich vom nachträglich gesetzten Rechnungsziel (Urteil vom 25. Oktober 2007, III ZR 91/07, Randnummern 6–11; Urteilstext bei der Universität Trier).

Für Entgeltforderungen gilt außerdem: Verzug tritt spätestens nach Ablauf von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Gegenüber Verbrauchern greift diese Automatik nur, wenn die Rechnung besonders auf diese Folge hinweist. Die Frist läuft nicht pauschal ab dem Rechnungsdatum. Bei unsicherem Zugang gilt für Nichtverbraucher die besondere Regel in § 286 Abs. 3 Satz 2 BGB. Bestreitet der Kunde den Zugang einer per E-Mail versendeten Rechnung, reicht ein Sendeprotokoll dafür laut aktueller Rechtsprechung nicht aus; der Ratgeber Zugang einer Rechnung per E-Mail nachweisen erklärt, was wirklich hilft.

Mahnzinsen 2026: Basiszinssatz und Berechnung

Der Verzugszinssatz richtet sich nach dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank. Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 %. Die Bundesbank veröffentlicht Änderungen zum 1. Januar und 1. Juli (Bekanntgabe vom 30. Juni 2026).

Nach § 288 Abs. 1 und 2 BGB gelten:

FallGesetzlicher AufschlagJahreszinssatz ab 1. Juli 2026
Entgeltforderung, kein Verbraucher am Geschäft beteiligt (B2B)9 Prozentpunkte10,52 %
Geldschuld mit Verbraucherbeteiligung5 Prozentpunkte6,52 %

Fiktive Modellrechnung: 2.000 € offene Hauptforderung, 30 Zinstage in einem einheitlichen Zinsabschnitt ab 1. Juli 2026, B2B, keine Teilzahlung. Mit der ausdrücklich gewählten taggenauen Methode act/365 ergibt sich:

Zinsen = offener Betrag × Jahreszinssatz / 100 × Zinstage / 365

Das ergibt 17,29 €. Die Berechnung verwendet die vorhandene big.js-Geldarithmetik des Rechnungsprogramms und rundet erst das Ergebnis kaufmännisch auf Cent. Bei Teilzahlungen oder einem Zinswechsel den Zeitraum aufteilen, statt den aktuellen Satz rückwirkend auf alle Tage anzuwenden. Der ausführliche Ratgeber Verzugszinsen B2B berechnen erklärt auch die Abgrenzung zur Pauschale.

Mahngebühr: Welche Kosten sind ersatzfähig?

Mahngebühren sind keine frei wählbare Strafe pro Mahnstufe. Ersatzfähig ist nur ein rechtlich geschuldeter, durch den Verzug verursachter Schaden. Die Kosten der Mahnung, die den Verzug erst auslöst, sind deshalb grundsätzlich nicht als Verzugsschaden erstattungsfähig. War Verzug bereits vorher eingetreten, ist das gesondert zu beurteilen (§ 280 Abs. 1 und 2 BGB; BGH III ZR 91/07, Randnummer 6).

Für weitere Mahnungen müssen Kosten und Erstattungsfähigkeit nachvollziehbar bleiben. Aus einer gewählten Stufe folgt weder automatisch eine Gebühr von 5 bis 15 € noch von 10 bis 25 €. Solche unbelegten Gebührenstaffeln sind keine verlässliche Grundlage.

Davon getrennt ist die 40-Euro-Pauschale: Bei einer Entgeltforderung im Verzug besteht der Anspruch, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Sie ist keine neue Pauschale für jede Mahnung. Auf geschuldeten Schadensersatz wegen Rechtsverfolgungskosten wird sie angerechnet (§ 288 Abs. 5 BGB).

Die Mahnstufen: Von der Erinnerung zur Klage

Die folgenden Abstände sind ein kaufmännischer Beispielablauf, keine gesetzlichen Wartefristen. Eine zusätzliche Mahnstufe ist keine Voraussetzung für den Anspruch nach § 286 BGB:

Im Rechnungsprogramm sehen Sie fällige Rechnungen auf einen Blick, mit Business verschicken Sie Zahlungserinnerung und Mahnung direkt aus der App. Den Ablauf zeigt die Seite Offene Posten im Blick behalten.

Stufe 1: Zahlungserinnerung (freiwillig)

  • Zeitpunkt: 1–5 Tage nach Fristablauf
  • Ton: Freundlich, sachlich
  • Inhalt: Rechnungsnummer, Betrag, neue Zahlungsfrist (7–10 Tage)
  • Rechtliche Wirkung: Eine eindeutige Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit kann mit Zugang bereits Verzug auslösen, auch unter dieser Überschrift (§ 286 Abs. 1 BGB).

Fertige Formulierungen für Firmen- und Privatkunden zeigt der Ratgeber Zahlungserinnerung schreiben.

Stufe 2: Erste Mahnung

  • Zeitpunkt: 7–14 Tage nach Fristablauf (oder nach der Erinnerung)
  • Ton: Bestimmt, sachlich
  • Inhalt: Hinweis auf Verzug, Mahnzinsen, neue Frist (7–14 Tage)
  • Rechtliche Wirkung: Kann mit Zugang Verzug auslösen, falls er nicht schon früher eingetreten ist (§ 286 Abs. 1 BGB).

Stufe 3: Letzte Mahnung (= Androhung weiterer Schritte)

  • Zeitpunkt: 14–21 Tage nach erster Mahnung
  • Ton: Klar, ohne Emotionen
  • Inhalt: Androhung von Inkasso oder gerichtlichem Mahnbescheid, kurze Frist (7 Tage)
  • Rechtliche Wirkung: Dokumentiert ernst gemeinte Zahlungsaufforderung

Stufe 4: Rechtliche Schritte

  • Vor Inkasso oder anwaltlicher Verfolgung Verzug, Erfolgsaussichten, Erforderlichkeit und Kosten klären. Nicht jede vereinbarte Provision kann dem Schuldner weiterbelastet werden (§ 280 BGB).
  • Einen gerichtlichen Mahnbescheid über den offiziellen Online-Mahnantrag vorbereiten. Die Gerichtskosten richten sich nach dem Verfahren und der Forderung, nicht nach einer pauschalen Einstiegssumme aus diesem Ratgeber.
  • Bei bestrittenen Forderungen oder drohender Verjährung rechtlichen Rat zum geeigneten Verfahren einholen.

Vorteile

  • Verzugsgrund und Zinsabschnitt getrennt dokumentieren
  • Nebenforderungen mit nachvollziehbaren Belegen bestimmen
  • Zahlungen und Rückfragen vor weiterer Verfolgung prüfen
  • Unnötige Mahnstufen vermeiden

Nachteile

  • Mahnverfahren können Kundenbeziehungen belasten oder beenden
  • Klagen kosten Zeit und Geld – auch wenn du gewinnst
  • Inkassobüros sind nicht für alle Forderungsbeträge wirtschaftlich

Zahlungsverzug präventiv vermeiden: Rechnungsgestaltung

Die beste Mahnung ist die, die du nie schreiben musst. So gestaltest du deine Rechnungen vorbeugend:

  1. Zahlungsbedingungen vorab vereinbaren und auf der Rechnung wiedergeben. Ein erstmals dort gesetztes Datum ist nicht automatisch ein Verzugsgrund.
  2. Bankdaten vollständig angeben (IBAN, BIC, Kontoinhaber)
  3. Rechnungsnummer gut sichtbar – erleichtert die Zuordnung beim Kunden
  4. Anzahlungsrechnung bei größeren Projekten – mindert das Ausfallrisiko
  5. SEPA-Lastschrift anbieten – eliminiert Vergessen auf Kundenseite
  6. Zahlungserinnerung per E-Mail 2–3 Tage vor Ablauf der Frist

Mit dem Business-Plan von kostenlose-erechnung.de hast du ein integriertes Mahnwesen: Offene Rechnungen werden automatisch erkannt und Zahlungserinnerungen können direkt aus dem Dashboard verschickt werden.

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Häufige Fragen – Zahlungsverzug & Mahnzinsen

Muss ich zuerst mahnen, bevor ich Mahnzinsen verlangen darf?
Nicht immer. Bei einem wirksam nach dem Kalender bestimmten Zahlungstermin kann Verzug ohne Mahnung eintreten. Ein erstmals einseitig auf der Rechnung genanntes Zahlungsziel genügt regelmäßig nicht. Die 30-Tage-Regel setzt Fälligkeit und Rechnungszugang voraus; gegenüber Verbrauchern zusätzlich einen besonderen Hinweis in der Rechnung. Maßgeblich ist § 286 BGB.
Wie hoch ist der aktuelle Basiszinssatz für Mahnzinsen?
Die Bundesbank veröffentlicht den Basiszinssatz zum 1. Januar und 1. Juli. Nach § 288 BGB kommen bei Entgeltforderungen ohne Verbraucherbeteiligung neun Prozentpunkte hinzu, ansonsten fünf. Der aktuelle Zahlenstand mit Quelle steht im Berechnungsabschnitt; frühere Zinsabschnitte werden mit ihrem damaligen Satz berechnet.
Was passiert, wenn ein Kunde einfach nicht zahlt und ich keine Zeit für Mahnverfahren habe?
Inkasso oder eine Anwaltskanzlei können die Forderungsverfolgung übernehmen. Vor Beauftragung Verzug, Belege, Erforderlichkeit und eigene Kosten klären. Die Erstattung richtet sich nach dem rechtlich ersatzfähigen Schaden, nicht automatisch nach der vereinbarten Provision. Eine allgemeine Wirtschaftlichkeitsgrenze gibt es hier nicht.
Kann ich Mahnzinsen auch auf Rechnungen an Privatkunden berechnen?
Ja, wenn Verzug eingetreten ist: grundsätzlich fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Für die automatische 30-Tage-Regel ist ein besonderer Hinweis in der Rechnung erforderlich (§ 286 Abs. 3 BGB), nicht für jede wirksame Mahnung. Die 40-Euro-Pauschale darf nicht gegen Verbraucher verlangt werden.
Verjähren Forderungen irgendwann?
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt grundsätzlich am Jahresende, wenn der Anspruch entstanden ist und die Voraussetzungen zur Kenntnis von Anspruch und Schuldner nach § 199 BGB vorliegen. Für einen 2026 entstandenen und bekannten Anspruch wäre Ende 2029 das reguläre Fristende, sofern keine Hemmung oder kein Neubeginn eingreift. Eine bloße Mahnung hemmt die Verjährung nicht. Wie Sie offene Rechnungen aus Vorjahren rechtzeitig vor dem Jahreswechsel erkennen, zeigt der Ratgeber [Offene Rechnungen vor dem 31.12. prüfen](/ratgeber/rechnung-verjaehrung-jahresende/).
Muss ich ein Mahnschreiben per Einschreiben verschicken?
§ 286 BGB schreibt kein Einschreiben vor. Im Streitfall muss der Zugang des konkreten Mahninhalts belegt werden können. Ein bloßer Einlieferungsbeleg beweist weder den Inhalt noch automatisch den Zugang. Schriftstück, Versandnachweis und gegebenenfalls Auslieferungsbeleg oder Empfängerantwort gemeinsam aufbewahren.

Fazit: Kenne deine Rechte, handele konsequent

Vor der nächsten Maßnahme Fälligkeit, Zugang und Verzugsgrund festhalten. Eine vorgegebene Mahnstufe allein begründet weder Zinsen noch eine Gebühr. Bei bestrittenen Forderungen und Fristfragen ist eine rechtliche Einzelfallprüfung nötig.

Deine Checkliste:

  • Zahlungsziel auf jeder Rechnung angeben
  • Fälligkeit, Rechnungszugang und tatsächlichen Verzugsgrund getrennt prüfen
  • Bei fälliger offener Forderung eindeutig zur Zahlung auffordern und Zugang dokumentieren
  • Den zum Zinsabschnitt passenden Basiszins verwenden: B2B-Entgeltforderung ohne Verbraucher +9 Prozentpunkte, sonst +5
  • Eskalation: Erinnerung → Mahnung → Letzte Mahnung → Inkasso/Mahnbescheid

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Weiterführende Ratgeber:

Quellen und Prüfstand

Fachlich geprüft am 14. Oktober 2026:

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