Sobald Sie für einen internationalen Auftraggeber arbeiten, Waren ins Ausland liefern oder für die deutsche Tochtergesellschaft eines internationalen Konzerns tätig sind, kommt häufig die Bitte: „Können Sie uns die Rechnung auf Englisch ausstellen?“ Nach deutschem Umsatzsteuerrecht ist das problemlos zulässig. Eine englischsprachige Rechnung eines in Deutschland ansässigen Unternehmens muss jedoch weiterhin die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG erfüllen und den jeweiligen Steuerfall (etwa reguläre deutsche Umsatzsteuer, Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers oder steuerfreie Ausfuhr) unmissverständlich ausweisen.

In der Praxis passieren die meisten Fehler nicht bei den Vokabeln für „Rechnungsnummer“ oder „Zahlungsziel“, sondern bei der Vermischung von Sprache und Steuerrecht: Eine Rechnung auf Englisch ist nicht automatisch steuerfrei.

Die wichtigsten Punkte für Ihre englischsprachige Rechnung:

  • Eine Rechnung darf in englischer Sprache ausgestellt werden; das Finanzamt kann im Prüfungsfall nach § 87 Abs. 2 AO bei unklaren Fachausdrücken lediglich eine Übersetzung verlangen (bei Standardbegriffen wie Invoice oder Reverse Charge in der Praxis unproblematisch).
  • Die Sprache ändert nichts an der steuerlichen Einordnung: Ein deutscher Kunde, der eine englische Rechnung wünscht, erhält weiterhin eine Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer (oder nach § 19 UStG).
  • Stellen Sie im Rechnungseditor oder beim Kontakt die Dokumentbeschriftungen auf Englisch um, damit Felder, Tabellenköpfe, Summenzeilen und Steuerhinweise konsistent ausgegeben werden.
  • Übersetzen Sie Ihre individuellen Leistungsbeschreibungen selbst so präzise, dass Art und Umfang der Leistung eindeutig erkennbar bleiben.

Ist eine Rechnung auf Englisch für das deutsche Finanzamt erlaubt?

Ja. Weder das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) noch die Abgabenordnung schreiben vor, dass Ausgangsrechnungen zwingend in deutscher Sprache verfasst sein müssen. Maßgeblich ist, dass sämtliche Pflichtangaben vollständig enthalten sind und bei einer Prüfung nachvollzogen werden können.

Wichtig ist jedoch eine saubere Trennung zwischen Rechnungssprache, Währung und Steuerrecht:

  1. Englische Rechnung an ein Unternehmen in Deutschland: Viele internationale Startups oder Konzerntöchter mit Sitz in Berlin, München oder Frankfurt arbeiten intern auf Englisch. Da Leistungserbringer und Leistungsempfänger im Inland sitzen, handelt es sich umsatzsteuerlich um einen reinen Inlandsfall. Sie berechnen regulär 19 Prozent (beziehungsweise 7 Prozent) deutsche Umsatzsteuer und beachten die deutschen Regeln zur E-Rechnungspflicht.
  2. Englische Rechnung an ein Unternehmen im EU-Ausland: Bei sonstigen Leistungen im B2B-Bereich greift regelmäßig das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG in Verbindung mit § 3a Abs. 2 UStG), bei Warenlieferungen unter den Voraussetzungen des § 6a UStG die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern müssen auf die Rechnung.
  3. Englische Rechnung ins Drittland (zum Beispiel USA, Großbritannien, Schweiz): Hier ist zwischen Warenexport (Ausfuhrlieferung nach § 6 UStG) und sonstigen Leistungen (Ort der Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG im Empfängerland) zu unterscheiden.

Übersetzungstabelle: Alle Pflichtangaben auf Deutsch und Englisch

Damit Ihre Rechnung international sofort verstanden wird und gleichzeitig die Struktur nach § 14 Abs. 4 UStG abbildet, sollten Sie einheitliche kaufmännische Begriffe verwenden. Im britischen und europäischen Geschäftsverkehr ist der Begriff VAT (Value Added Tax) für die Umsatzsteuer üblich (in den USA begegnet Ihnen oft Sales Tax, für europäische Rechnungen bleibt jedoch VAT der präzise Fachbegriff).

Deutscher RechnungsbegriffEnglischer FachbegriffHinweis für die Praxis
RechnungInvoiceKeine Bill oder Receipt (Quittung) für reguläre B2B-Rechnungen verwenden
RechnungsnummerInvoice Number / Invoice No.Fortlaufende Nummer aus Ihrem regulären Nummernkreis
RechnungsdatumInvoice Date / Date of IssueTag der Ausstellung (Datumsformat klar schreiben, z. B. 2026-10-23 oder 23 Oct 2026)
Leistungsdatum / LeistungszeitraumService Date / Service Period (Delivery Date)Pflichtangabe auch auf englischen Rechnungen
Kundennummer / BestellreferenzCustomer ID / Purchase Order (PO) NumberWichtig für die Zuordnung in der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable)
SteuernummerTax NumberNationale deutsche Steuernummer
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)VAT Identification Number (VAT ID / VAT Reg. No.)Beginnt in Deutschland mit DE, zwingend bei EU-Geschäften
Beschreibung / Menge / Einzelpreis / GesamtpreisDescription / Quantity (Qty) / Unit Price / Amount (Total)Tabellenkopf der Rechnungspositionen
Zwischensumme (Netto)Subtotal (Net Amount)Summe vor Steuern
Umsatzsteuer (19 %)VAT (19 %)Bei Steuerbefreiung oder Reverse Charge 0 % mit Pflichtvermerk
Rechnungsbetrag (Brutto)Total Amount Due / Invoice TotalZahlbetrag inklusive etwaiger Umsatzsteuer
Zahlungsziel / Fällig amPayment Terms / Due DateZum Beispiel Payable within 14 days without deduction

Die richtigen englischen Pflichtvermerke je Steuerfall

Fällt auf einer Rechnung keine deutsche Umsatzsteuer an, verlangt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG (beziehungsweise § 14a UStG) einen Hinweis auf den Grund. Auf einer englischsprachigen Rechnung nutzen Sie dafür die international etablierten Formulierungen:

1. Reverse Charge (B2B-Dienstleistung in der EU)

Erbringen Sie eine sonstige Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat, schuldet der Leistungsempfänger die Steuer. Nach § 14a Abs. 5 UStG ist der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers verpflichtend:

  • Englischer Vermerk: Reverse charge: VAT liability transfers to the recipient of the service. (Oft ergänzt um den deutschen Klammerzusatz: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG.)
  • Zusatzpflicht: Ihre eigene DE-USt-IdNr. und die geprüfte USt-IdNr. des EU-Kunden müssen auf der Rechnung stehen. Details dazu finden Sie auf der Funktionsseite Reverse-Charge-Rechnung erstellen.

2. Innergemeinschaftliche Lieferung (Warenlieferung B2B in der EU)

Liefern Sie physische Waren an ein Unternehmen im EU-Ausland und liegen die Voraussetzungen nach § 6a UStG vor:

  • Englischer Vermerk: Tax-exempt intra-Community supply pursuant to § 4 No. 1b in conjunction with § 6a German VAT Act (UStG).
  • Zusatzpflicht: Beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern sowie separate Nachweise für den Warenversand (Gelangensbestätigung oder vergleichbare Versendungsbelege) und die Zusammenfassende Meldung. Mehr dazu unter Innergemeinschaftliche Lieferung abrechnen.

3. Drittland: Dienstleistung oder Warenexport außerhalb der EU

Bei Kunden in den USA, Großbritannien, Kanada oder der Schweiz unterscheiden Sie zwischen Dienstleistung und Warenlieferung:

  • B2B-Dienstleistung ins Drittland (nicht im Inland steuerbar nach § 3a Abs. 2 UStG): Place of supply is outside Germany according to § 3a (2) German VAT Act (UStG). Not subject to German VAT.
  • Warenexport ins Drittland (Ausfuhrlieferung nach § 4 Nr. 1a i. V. m. § 6 UStG): Tax-exempt export delivery pursuant to § 4 No. 1a in conjunction with § 6 German VAT Act (UStG).
  • Weitere Hinweise zum Ablauf bietet die Funktionsseite Rechnung ins Drittland.

4. Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) auf Englisch

Berechnen Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer und stellen die Rechnung auf Englisch aus:

  • Englischer Vermerk: No VAT charged pursuant to the small business regulation under § 19 German VAT Act (UStG).

So erstellen Sie eine englische Rechnung im Editor

In kostenlose-erechnung.de müssen Sie keine separate englische Word-Vorlage pflegen oder Ihren Nummernkreis unterbrechen:

  1. Rechnungssprache beim Kontakt oder im Dokument wählen: Sie können Englisch direkt als bevorzugte Dokumentensprache beim Auslandskontakt speichern oder im Rechnungseditor für das aktuelle Dokument auswählen.
  2. Feste Dokumentbeschriftungen automatisch auf Englisch: Das System gibt sämtliche Standardfelder (wie Invoice, Invoice Date, Service Period, Quantity, Unit Price, Subtotal, Total und die Bankverbindungsfelder mit IBAN und BIC) automatisch auf Englisch aus.
  3. Eigene Positionstexte auf Englisch formulieren: Tragen Sie Ihre Leistungsbeschreibung in englischer Sprache ein (zum Beispiel Software Architecture Consulting, October 2026 statt Architekturberatung). Das Programm übersetzt Ihre freien Positionstexte bewusst nicht ungefragt maschinell, damit Fachbegriffe und vereinbarte Leistungsbezeichnungen exakt Ihrem Kundenvertrag entsprechen.
  4. Steuerfall und Format prüfen: Wählen Sie die passende Steuerart und geben Sie die Rechnung als lesbares PDF (ZUGFeRD) oder XRechnung aus.

Wenn Sie regelmäßig mit internationalen Auftraggebern in der EU oder im Drittland arbeiten, lesen Sie ergänzend unsere Übersicht Rechnung ins Ausland schreiben: EU und Drittland.

Häufige Fragen

Darf ich einem deutschen Unternehmen eine Rechnung auf Englisch ausstellen?
Ja. Wenn Ihr deutscher Geschäftskunde eine englischsprachige Rechnung wünscht, ist das zulässig. Wichtig ist, dass alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind und Sie regulär die deutsche Umsatzsteuer ausweisen (sofern Sie kein Kleinunternehmer sind).
Übersetzt das Rechnungsprogramm auch meine Leistungsbeschreibungen automatisch?
Nein. Die Spracheinstellung stellt alle festen Beschriftungen, Tabellenköpfe, Summenzeilen und Standardhinweise auf Englisch um. Ihre individuellen Positionsbeschreibungen sowie freie Einleitungs- und Schlusstexte formulieren Sie selbst auf Englisch, damit die Begriffe exakt zu Ihrem Vertrag passen.
Brauche ich für englische Rechnungen einen eigenen Nummernkreis?
Nein. Englische und deutsche Ausgangsrechnungen derselben Firma laufen im selben fortlaufenden Nummernkreis weiter. Ein eigener Nummernkreis ist weder vorgeschrieben noch nötig.
Muss auf einer englischen Rechnung auch IBAN und BIC stehen?
Bei Überweisungen innerhalb des SEPA-Raums reicht die IBAN technisch aus; bei Kunden im Nicht-EU-Ausland (zum Beispiel Großbritannien, Schweiz oder USA) wird für Auslandsüberweisungen zwingend auch der BIC (SWIFT-Code) Ihrer Bank benötigt. Geben Sie auf internationalen Rechnungen daher immer IBAN und BIC an.
Kann ich die Sprache Englisch dauerhaft bei einem Stammkunden hinterlegen?
Ja. In der Kundenverwaltung können Sie die Dokumentensprache und die Standard-Steuerart direkt beim Kontakt speichern. Beim nächsten Auftrag für diesen Kunden sind Sprache und Steuerfall im Entwurf bereits voreingestellt.

Quellen

Das passende Werkzeug können Sie ohne Konto öffnen: Rechnung erstellen.