Eine Abschlagsrechnung für eine Bauleistung braucht im Feld „Invoice type code” (BT-3) einen anderen Wert als eine normale Teilrechnung. Bei Bauleistungen stehen dort 875, 876 oder 877 statt 326 oder 380. Wer den falschen Code setzt, bekommt keine Fehlermeldung über den Betrag, sondern einen Validierungsfehler, der mit der eigentlichen Rechnung nichts zu tun hat.

Für Handwerks- und Baubetriebe über 800.000 € Vorjahresumsatz wird das ab dem 1. Januar 2027 zur Pflicht: Dann müssen sie E-Rechnungen auch versenden, nicht nur empfangen (§27 Abs. 38 UStG). Ob diese Grenze Sie betrifft, zeigt der E-Rechnungspflicht-Check in wenigen Fragen.

Was bedeuten die Codes 875, 876 und 877?

Die XRechnung übernimmt für den Rechnungstyp die internationale Codeliste UNTDID 1001. Drei ihrer Werte sind ausschließlich für Bauleistungen vorgesehen: 875 steht für die Abschlagsrechnung (im Englischen „Partial construction invoice”), 876 für die Teilschlussrechnung („Partial final construction invoice”) und 877 für die Schlussrechnung („Final construction invoice”). Die Spezifikation XRechnung listet diese drei Codes seit Version 1.2.2 ausdrücklich im Feld „Invoice type code” (BT-3) und in der nationalen Geschäftsregel BR-DE-17.

BR-DE-17 lässt dort nur acht Codes aus der gesamten Liste zu: 326 (Teilrechnung), 380 (Rechnung), 384 (Korrekturrechnung), 389 (Gutschriftverfahren), 381 (kaufmännische Gutschrift) sowie 875, 876 und 877. Der häufig in ERP-Systemen verwendete Code 386 (Vorauszahlungsrechnung) gehört nicht dazu. Eine reine Vorauszahlungsrechnung ohne erbrachte Leistung lässt sich deshalb in der XRechnung nicht als eigener Typ abbilden; in der Praxis läuft das über eine Abschlagsrechnung mit Leistungsstand oder Prozentsatz.

Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung und Schlussrechnung im Unterschied

Die drei Baucodes bilden drei unterschiedliche Situationen ab, nicht nur drei Stationen eines Projekts:

CodeBedeutungWann er passt
875Abschlagsrechnung (Bauleistung)Zahlung auf eine noch laufende Leistung, Projekt ist nicht fertig
876Teilschlussrechnung (Bauleistung)Ein abgrenzbarer, bereits abgenommener Teil des Auftrags wird endgültig abgerechnet, der Rest läuft weiter
877Schlussrechnung (Bauleistung)Der gesamte Auftrag ist fertig, alle Abschläge werden final verrechnet

Der Artikel Teilrechnung vs. Abschlagsrechnung erklärt den fachlichen Unterschied zwischen einer noch offenen Leistung und einer bereits abgenommenen Teilleistung im Detail, inklusive Umsatzsteuer-Zeitpunkt. Für Bauleistungen kommt die Teilschlussrechnung (876) genau in dieser zweiten Situation zum Einsatz: Ein Gebäudeteil, ein Bauabschnitt oder ein Gewerk ist fertig und vom Auftraggeber abgenommen, der Gesamtauftrag aber noch nicht. Fachlich ist das eine Schlussrechnung für diesen Teil, keine Zahlung auf Verdacht wie bei einem Abschlag.

Kostenlose-Erechnung.de bildet mit Business Plus zwei dieser drei Fälle direkt ab: Jede Abschlagsrechnung einer als Bauleistung gekennzeichneten Serie bekommt automatisch den Code 875, die abschließende Schlussrechnung den Code 877. Eine eigene Teilschlussrechnung mit Code 876 erzeugt die Software nicht separat. Wer einen abgeschlossenen Bauabschnitt endgültig abrechnen will, während der restliche Auftrag weiterläuft, startet dafür eine eigene Serie mit eigener Auftragssumme für genau diesen Abschnitt und schließt sie mit einer regulären Schlussrechnung (877) ab. Ohne Bauleistungs-Kennzeichen setzt dieselbe Serie stattdessen 326 für jeden Abschlag und 380 für die Schlussrechnung.

Wie die Schlussrechnung Abschläge im XML abzieht

Eine Schlussrechnung weist nicht nur den Restbetrag aus, sie muss die bereits gestellten Abschläge nachvollziehbar abziehen. Im XML passiert das nicht über ein einzelnes Minusfeld, sondern über eigene Abzugspositionen: Zu jeder festgeschriebenen Abschlagsrechnung entsteht pro Steuersatz eine Position mit der Menge -1 und dem Nettobetrag des Abschlags, benannt nach Rechnungsnummer und Datum der jeweiligen Abschlagsrechnung. Enthielt ein Abschlag mehrere Steuersätze, bekommt jeder Satz seine eigene Abzugsposition. So bleibt in der Rechnungssumme nachvollziehbar, welcher Betrag zu welchem Steuersatz bereits abgerechnet war, und die darauf entfallende Umsatzsteuer wird korrekt mitgezogen.

Zusätzlich verweist die Schlussrechnung über das Element „Preceding invoice reference” (BT-25, mit Ausstellungsdatum BT-26, zusammengefasst in BG-3) auf die vorausgegangene Rechnung. Im UBL-Format kann dieser Verweis mehrfach auftreten, einmal je Abschlag; im CII-Format erlaubt der Kopfbereich nur einen einzigen Verweis, hier steht die zuletzt gestellte Abschlagsrechnung. Die vollständige Liste aller verrechneten Abschläge bleibt davon unberührt, sie steht in den Abzugspositionen selbst. Welches Feld im Prüfbericht dazu gehört und was ein Validierungsfehler an dieser Stelle bedeutet, erklärt der Artikel XRechnung-Validierungsfehler verstehen.

Mit Business Plus erstellen Sie Abschlags- und Schlussrechnungen im Rechnungsprogramm, die Abschläge werden in der Schlussrechnung automatisch verrechnet. Den Ablauf zeigt die Seite Abschlags- und Schlussrechnungen.

Praxisbeispiel: Rohbau mit zwei Abschlägen

Ein Rohbauunternehmen hat einen Auftrag über 60.000 € netto, als Bauleistung gekennzeichnet. Der erste Abschlag über 20.000 € netto bekommt die Rechnungsnummer R-2027-014 und den Typcode 875. Der zweite Abschlag über 15.000 € netto folgt als R-2027-021, ebenfalls mit Code 875. Nach Fertigstellung stellt der Betrieb die Schlussrechnung über die restlichen 25.000 € netto, Typcode 877. Im XML dieser Schlussrechnung stehen dann zwei Abzugspositionen, „Abzüglich Abschlagsrechnung R-2027-014” und „Abzüglich Abschlagsrechnung R-2027-021”, jeweils mit Menge -1 und dem jeweiligen Nettobetrag samt Steuersatz. Der Verweis auf die vorausgegangene Rechnung zeigt auf R-2027-021, die zuletzt gestellte Abschlagsrechnung der Serie.

Wer stattdessen nach VOB/B abrechnet und eine prüfbare Aufstellung mit Mengenermittlung braucht, findet die zusätzlichen Anforderungen aus §16 VOB/B im Artikel Abschlagsrechnung VOB Bauhandwerk; die Regeln zur prüfbaren Schlussrechnung nach §14 VOB/B stehen im Artikel Prüfbare Schlussrechnung VOB. Beide Artikel behandeln die VOB-Logik, nicht die XML-Typcodes, die in diesem Artikel im Mittelpunkt stehen.

So setzen Sie den richtigen Code in der Software

  1. Serie anlegen: Starten Sie eine Abschlagsrechnung über Neue Rechnung oder aus einem Angebot, mit Auftragssumme netto und Leistungsbeschreibung.
  2. Bauleistung kennzeichnen: Markieren Sie den Auftrag im Dialog als Bauleistung nach VOB, wenn es sich um eine Bauleistung handelt. Nur dann setzt die Software 875 und 877 statt 326 und 380.
  3. Abschläge stellen: Jeder Abschlag nach Prozentsatz, Nettobetrag oder Leistungsstand bekommt automatisch den passenden Code der Serie.
  4. Schlussrechnung erzeugen: Die Schlussrechnung übernimmt die Gesamtleistung und zieht alle festgeschriebenen Abschläge der Serie automatisch mit ihrer Umsatzsteuer ab.
  5. Als E-Rechnung exportieren: XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und vor dem Versand prüfen, damit ein falscher Typcode nicht erst beim Empfänger auffällt.

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Auftragssumme einmal festlegen, Abschläge nach Prozent oder Betrag stellen, die Schlussrechnung zieht sie automatisch ab, inklusive des richtigen Typcodes als XRechnung.

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Übergangsregel für die Leistungsbeschreibung bis 2030

Eine aktuelle Erleichterung betrifft nicht den Typcode, sondern die Positionsbeschreibung selbst: Nach einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 23.02.2026 reicht es bis zum 30. Juni 2030 für die Kontrollfunktion der Rechnung aus, wenn der strukturierte Teil einer Baurechnung nur Summen je Gewerk zeigt, sofern eine menschenlesbare Anlage die detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis, etwa im GAEB-Standard, liefert und der strukturierte Teil eindeutig darauf verweist. Dieselbe Erleichterung gilt laut dem Zentralverband des Deutschen Handwerks auch für die Aufteilung von Abschlagsbeträgen in der Schlussrechnung: Sie darf als Anlage beigefügt werden, solange der strukturierte Teil darauf verweist. Das ändert nichts am Typcode selbst, erleichtert aber die Positionsliste bei umfangreichen Gewerken.

Was Sie jetzt tun

  • Prüfen Sie bei jeder Bau-Serie, ob das Bauleistungs-Kennzeichen gesetzt ist, bevor Sie den ersten Abschlag festschreiben, denn der Typcode der ganzen Serie hängt daran.
  • Erzeugen Sie die Schlussrechnung nicht händisch, sondern aus der Serie heraus, damit Abzugspositionen und Verweis auf die Vorrechnung automatisch stimmen.
  • Prüfen Sie die exportierte XRechnung einmal vor dem ersten Versand an einen neuen Auftraggeber, damit ein falscher Typcode nicht erst dort auffällt.
Was bedeuten die Rechnungstyp-Codes 875, 876 und 877?
Sie stammen aus der Codeliste UNTDID 1001 und gelten nur für Bauleistungen: 875 ist die Abschlagsrechnung, 876 die Teilschlussrechnung für einen abgenommenen Teilauftrag, 877 die Schlussrechnung über den gesamten Auftrag.
Welchen Code setzt eine Abschlagsrechnung ohne Bauleistungsbezug?
Ohne Bauleistungs-Kennzeichen verwendet die Software 326 für die Teilrechnung und 380 für die abschließende Rechnung. Diese Codes sind ebenfalls nach BR-DE-17 zulässig, gelten aber nicht als Baurechnung.
Warum erzeugt die Software keinen eigenen Beleg mit Code 876?
Code 876 setzt voraus, dass ein abgrenzbarer Teil des Auftrags bereits endgültig abgenommen ist, während der Rest weiterläuft. Dafür legen Sie eine eigene Serie mit eigener Auftragssumme für diesen Teil an und schließen sie mit einer regulären Schlussrechnung (877) ab.
Wie zieht die Schlussrechnung die Abschläge im XML ab?
Jeder festgeschriebene Abschlag wird je Steuersatz als eigene Abzugsposition mit der Menge -1 in die Schlussrechnung übernommen. Zusätzlich verweist die Schlussrechnung über BT-25/BT-26 (BG-3) auf die vorausgegangene Rechnung.
Muss ich als Kleinunternehmer auf diese Typcodes achten?
Kleinunternehmer sind beim Ausstellen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Stellen Sie trotzdem eine XRechnung für eine Bauleistung aus, gelten dieselben Codes wie für jeden anderen Aussteller.
Was passiert bei einem falschen Typcode im Prüfbericht?
Ein nicht zulässiger oder fehlender Code verletzt die Geschäftsregel BR-DE-17 und führt zu einer Fehlermeldung im Prüfbericht, unabhängig davon, ob Beträge und Steuer korrekt sind. Die Rechnung gilt dann als nicht konform und wird zur Zurückweisung empfohlen.

Quellen

  • Spezifikation Standard XRechnung, Version 3.0.2 — Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), veröffentlicht 20.06.2024; abgerufen am 13.10.2026. xeinkauf.de
  • §27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelung Versandpflicht E-Rechnung) — gesetze-im-internet.de; abgerufen am 13.10.2026. gesetze-im-internet.de
  • Erleichterungen für elektronische Baurechnungen (BMF-Schreiben vom 23.02.2026) — Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH), Stand 20.04.2026; abgerufen am 13.10.2026. zdh.de

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