Ist kostenlose-erechnung.de ein Rechnungsprogramm nach GoBD?
Das Programm setzt zentrale GoBD-Anforderungen an die Rechnungsstellung um: Festgeschriebene Rechnungen lassen sich nicht mehr ändern, Korrekturen laufen über eine Stornorechnung und jede Rechnungsnummer wird nur einmal vergeben. Ob Ihre Buchführung insgesamt den GoBD entspricht, hängt auch von Ihren Abläufen ab, etwa von Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation. Die Finanzverwaltung erteilt für Software keine Positivtestate, ein Zertifikat würde Ihnen diese Pflichten also nicht abnehmen.
Archiviert das Programm meine Rechnungen nach GoBD?
Mit Business legt das Programm jede festgeschriebene Rechnung als PDF und XML zusammen mit ihrem Änderungsprotokoll im GoBD-Archiv ab. Dort finden Sie jede Rechnung wieder und exportieren alle gesammelt für eine Prüfung. Das Archiv steht zur Verfügung, solange Business aktiv ist; die gesetzliche Aufbewahrung bleibt Ihre Pflicht.
Wo werden meine Rechnungs- und Kundendaten gespeichert?
Rechnungen, Kontakte und Belege speichern wir auf Servern von Amazon Web Services in Frankfurt am Main. Vertragspartner ist die Amazon Web Services EMEA SARL in Luxemburg; Übermittlungen an die Muttergesellschaft in den USA sind möglich und auf EU-Standardvertragsklauseln gestützt. Cloudflare liefert die Website aus und speichert laut Datenschutzerklärung keine Anwendungsdaten dauerhaft.
Bekomme ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
Ja. Der AVV nach Art. 28 DSGVO ist Teil der Nutzungsbedingungen und gilt mit Ihrer Zustimmung bei der Registrierung. Sie können ihn jederzeit unter kostenlose-erechnung.de/avv/ einsehen und speichern. Er nennt die eingesetzten Unterauftragnehmer und die technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Verlassen meine Daten die EU?
Gespeichert werden Ihre Daten in Frankfurt am Main. Einzelne Dienstleister können Daten dennoch in die USA übermitteln, gestützt auf Standardvertragsklauseln oder das EU-US Data Privacy Framework. Das betrifft vor allem die optionale KI-Belegerkennung: Nutzen Sie sie, wird der Beleg an OpenAI übermittelt und die Verarbeitung kann teilweise in den USA stattfinden. Alle Dienstleister nennt die Datenschutzerklärung.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht liegt bei Ihnen: 8 Jahre für Rechnungen und andere Buchungsbelege, 10 Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare (§ 14b UStG und Abgabenordnung). Das GoBD-Archiv steht Ihnen zur Verfügung, solange Business aktiv ist. Sichern Sie Ihre Rechnungen deshalb zusätzlich selbst, etwa über den PDF- und XML-Download oder den Export für Prüfer.
Kann ich eine festgeschriebene Rechnung noch ändern?
Nein. Nach dem Festschreiben ist der Inhalt gesperrt. Ist etwas falsch, stornieren Sie die Rechnung: Eine Stornorechnung gleicht sie aus, das Original bleibt erhalten, und Sie stellen eine neue Rechnung aus. Entwürfe können Sie dagegen jederzeit bearbeiten.
Was passiert mit meinen Daten, wenn Business endet?
Endet Business oder der Test, bleiben Business-Daten wie das GoBD-Archiv und Ihre Eingangsbelege gespeichert. Buchen Sie Business wieder, arbeiten Sie damit weiter. Ihre Rechnungen können Sie jederzeit als PDF und XML herunterladen, mit Business auch gesammelt über den Export für Prüfer.
