Ein Kunde aus Frankreich bestellt bei Ihnen für 4.200 €, gibt eine USt-IdNr. an und Sie schreiben die Rechnung steuerfrei nach §6a UStG. Sechs Monate später stellt sich die Nummer als ungültig heraus — und das Finanzamt fordert die Umsatzsteuer von Ihnen nach, nicht vom Kunden. Genau das verhindert eine geprüfte USt-ID vor der Rechnung.
In 6 Minuten wissen Sie: wie Sie eine USt-ID in unter einer Minute kostenlos über VIES prüfen, wann stattdessen die qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt Pflicht ist, und wie oft Sie bei Bestandskunden erneut prüfen müssen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt ist Voraussetzung für den Vertrauensschutz nach §6a Abs. 4 UStG bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.
- Die einfache Bestätigungsabfrage über VIES prüft nur Gültig/Ungültig, ohne Namens- und Adressabgleich.
- Bei dauerhaften Geschäftsbeziehungen verlangt der Bundesfinanzhof eine regelmäßige erneute Prüfung, nicht nur einmalig zu Beginn (BFH, 11. März 2020, Az. XI R 38/18).
- Eine ungültige USt-ID bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung führt zur nachträglichen Umsatzsteuerpflicht beim liefernden Unternehmen.
- §14a UStG verlangt bei innergemeinschaftlichen Lieferungen sowohl die eigene als auch die Empfänger-USt-IdNr. auf der Rechnung.
Was ist die USt-ID und wann müssen Sie sie prüfen?
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist eine EU-weit eindeutige Kennung für umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen, bestehend aus Länderkürzel und bis zu zwölf Ziffern oder Buchstaben. In Deutschland vergibt sie das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf Antrag, unabhängig von der Steuernummer des Finanzamts.
Sie brauchen die USt-ID Ihres Kunden konkret prüfen, bevor Sie eine der folgenden Rechnungen stellen:
- eine innergemeinschaftliche Lieferung nach §6a UStG steuerfrei ausstellen,
- eine sonstige Leistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land nach §3a Abs. 2 UStG ohne deutsche Umsatzsteuer abrechnen,
- oder eine Reverse-Charge-Rechnung nach §13b UStG mit Steuerschuldumkehr schreiben.
In allen drei Fällen entscheidet die USt-ID darüber, ob Ihr Kunde tatsächlich ein Unternehmen im EU-Ausland ist — und ob Sie die Umsatzsteuer zu Recht weglassen. Fehlt die Prüfung, haften Sie im Zweifel selbst für die Steuer.
Die Nummer selbst folgt einem festen Aufbau: Deutschland vergibt USt-IdNr. im Format “DE” gefolgt von neun Ziffern, andere EU-Staaten nutzen abweichende Längen zwischen acht und zwölf Zeichen. Eine falsche Anzahl an Stellen ist der häufigste manuelle Tippfehler und lässt sich bereits vor der eigentlichen Bestätigungsabfrage mit einem Blick auf das jeweilige Länderformat ausschließen.
Nicht jede Rechnung braucht überhaupt eine USt-ID-Prüfung: Reine Inlandsrechnungen an deutsche Privatkunden oder Unternehmen ohne EU-Auslandsbezug kommen ohne aus. Relevant wird die Prüfung ausschließlich bei grenzüberschreitenden B2B-Geschäften innerhalb der EU.
USt-ID kostenlos prüfen: Einfache Bestätigungsabfrage online
Die einfache Bestätigungsabfrage prüft ausschließlich, ob eine USt-IdNr. zum Abfragezeitpunkt gültig und registriert ist, ohne Namens- oder Adressabgleich. Sie eignet sich für den schnellen Erstcheck, nicht für den Vertrauensschutz bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.
Zwei kostenlose Wege stehen zur Verfügung:
- VIES der EU-Kommission — das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem prüft USt-IdNr. aller 27 EU-Mitgliedstaaten in Echtzeit, ohne Anmeldung.
- Bestätigungsabfrage beim BZSt — die deutsche Variante für ausländische USt-IdNr., ebenfalls kostenlos und ohne Registrierung nutzbar (BZSt, Bestätigung ausländischer USt-IdNrn.).
Beide Wege liefern in Sekunden eine Ja/Nein-Antwort. Für eine einmalige Lieferung an einen neuen EU-Kunden reicht das als erster Schritt — vor der eigentlichen steuerfreien Rechnung folgt aber immer die qualifizierte Abfrage.
Übrigens: Wenn Sie regelmäßig ins EU-Ausland liefern, lohnt sich ein Blick auf die Sonderfälle bei Rechnungen ins EU-Ausland — dort unterscheiden sich B2B- und B2C-Regeln deutlich.
Qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt: Schritt für Schritt
Die qualifizierte Bestätigungsabfrage ist eine Anfrage beim BZSt, die zusätzlich zur Gültigkeit auch Firmenname, Ort, Postleitzahl und Straße des Karteninhabers mit den Angaben Ihres Kunden abgleicht. Nur sie begründet den Vertrauensschutz nach §6a Abs. 4 UStG.
So führen Sie die Abfrage in der Praxis durch:
- Rufen Sie das Online-Formular des BZSt für die Bestätigung ausländischer USt-IdNrn. auf.
- Geben Sie zunächst Ihre eigene deutsche USt-IdNr. ein — ohne sie ist keine Abfrage möglich.
- Tragen Sie die USt-IdNr. des Kunden sowie dessen Firmenname, Ort, Postleitzahl und Straße ein.
- Starten Sie zuerst die einfache Bestätigungsabfrage; sie ist Pflicht-Vorstufe der qualifizierten Anfrage.
- Führen Sie danach die qualifizierte Abfrage durch — das System vergleicht Ihre Angaben mit dem Register des jeweiligen EU-Mitgliedstaats.
- Speichern Sie die Ergebnisseite als PDF oder Screenshot mit Datum, Uhrzeit und der vom BZSt vergebenen Bestätigungsnummer.
- Legen Sie den Beleg zur betreffenden Rechnung ab — er ist Ihr Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Die Abfrage dauert in der Praxis zwei bis drei Minuten, sofern alle Kundendaten vorliegen. Wer Rechnungen manuell in Word oder Excel schreibt, vergisst diesen Schritt erfahrungsgemäß am ehesten bei Bestandskunden — genau dort verlangt der Bundesfinanzhof aber die regelmäßige Wiederholung (siehe unten).
Rechnungen mit korrektem USt-IdNr.-Feld erstellen
Unsere Rechnungssoftware trägt die USt-IdNr. Ihres Kunden automatisch in die Pflichtfelder der Rechnung ein — inklusive Reverse-Charge- und §6a-Hinweistext, ohne Copy-Paste aus dem BZSt-Formular.
Warum die USt-ID-Prüfung vor der Rechnung Pflicht ist
Die Prüfpflicht ergibt sich aus der Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Kaufmanns: Wer eine Lieferung steuerfrei abrechnet, muss die Voraussetzungen dafür nachweisen können. §6a Abs. 4 UStG gewährt Vertrauensschutz, wenn Sie die Unrichtigkeit der Kundenangaben trotz Sorgfalt nicht erkennen konnten und Ihre Beleg- und Buchnachweise vollständig sind (§6a UStG, gesetze-im-internet.de).
Ohne qualifizierte Bestätigungsabfrage entfällt dieser Schutz in der Praxis fast immer. Stellt sich die USt-ID später als falsch oder nicht mehr gültig heraus, verlangt das Finanzamt die Umsatzsteuer von Ihnen als liefernden Unternehmer nach — der ausländische Kunde bleibt außen vor, weil er die Rechnung bereits ohne Umsatzsteuer erhalten hat.
Bei Reverse-Charge-Rechnungen nach §13b UStG ist die Lage seit Januar 2024 etwas entspannt: Eine gültige USt-ID ist dort keine zwingende Voraussetzung mehr für die Steuerschuldumkehr, solange die Unternehmereigenschaft des Kunden anderweitig belegbar ist. Für innergemeinschaftliche Lieferungen nach §6a UStG bleibt die geprüfte USt-ID dagegen zwingend — Details zur Rechnungsstellung mit Steuerschuldumkehr finden Sie im Beitrag Reverse-Charge-Rechnung erstellen.
USt-ID fehlt oder ist ungültig: Was jetzt?
Eine ungültige oder fehlende USt-ID bedeutet nicht automatisch, dass Sie die Lieferung nicht abwickeln dürfen — sie bedeutet, dass Sie sie nicht steuerfrei abrechnen dürfen. Drei Optionen stehen zur Wahl:
- Kunden zur Korrektur auffordern. Bitten Sie um die korrekte USt-IdNr. und wiederholen Sie die qualifizierte Abfrage, bevor Sie die Rechnung stellen.
- Regulär mit deutscher Umsatzsteuer abrechnen. Ohne bestätigte USt-ID gilt der Kunde umsatzsteuerlich wie ein Endverbraucher — Sie stellen die Rechnung mit 19 % oder 7 % Umsatzsteuer.
- Bei Kleinunternehmern nach §19 UStG entfällt die Frage meist. Wer selbst keine Umsatzsteuer ausweist, prüft die Kunden-USt-ID zwar trotzdem für die eigene Dokumentation, stellt aber ohnehin ohne Steuerausweis — Details dazu im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung 2026.
Wichtig: Eine bereits gestellte steuerfreie Rechnung mit ungültiger USt-ID müssen Sie korrigieren, sobald Sie den Fehler bemerken — nicht erst bei der nächsten Betriebsprüfung. Je früher die Korrektur, desto geringer das Risiko von Nachzahlungszinsen.
Ein Beispiel aus der Praxis: Markus T., selbstständiger Softwareentwickler aus Köln, lieferte drei Monate lang monatlich Beratungsleistungen an einen Kunden in Polen und stellte die Rechnungen steuerfrei. Bei der vierten Rechnung ergab die erneute Prüfung, dass die USt-ID des Kunden zwischenzeitlich gelöscht worden war — der Kunde hatte sein Unternehmen abgemeldet, ohne Bescheid zu geben. Weil Markus die Abfrage dokumentiert hatte, konnte er sofort auf reguläre Rechnungsstellung mit Umsatzsteuer umstellen, statt die Fehlbuchung erst bei der Steuererklärung zu bemerken.
Manuell prüfen oder automatisiert in der Rechnungssoftware?
Wer nur gelegentlich ins EU-Ausland liefert, prüft die USt-ID einmalig manuell über das BZSt-Formular. Wer regelmäßig mehrere EU-Kunden beliefert, verliert bei manueller Prüfung schnell den Überblick, welcher Kunde wann zuletzt geprüft wurde.
| Kriterium | Manuell (BZSt-Formular einzeln) | Mit Rechnungssoftware |
|---|---|---|
| Zeit pro Prüfung | 2-3 Min pro Kunde | wenige Sekunden, Feld beim Kunden hinterlegt |
| Nachweis-Ablage | Screenshot manuell sichern | automatisch mit der Rechnung verknüpft |
| Wiedervorlage bei Bestandskunden | selbst im Kalender nachhalten | Kundenverwaltung erinnert an Prüfintervall |
| Reverse-Charge-Hinweistext | manuell in die Rechnung eintragen | automatisch nach §13b/§6a eingefügt |
| Kosten | 0 € | ab 0 € (Free-Tier) |
Die “Manuell”-Spalte bleibt bei 0 € — der Unterschied liegt nicht am Preis, sondern an der Zeit, die eine Kundenverwaltung mit hinterlegter USt-IdNr. pro Monat spart, sobald mehr als zwei oder drei EU-Kunden dazukommen.
Wie oft müssen Sie die USt-ID prüfen?
Bei einer einmaligen Lieferung reicht die Prüfung unmittelbar vor der ersten Rechnung. Bei laufenden Geschäftsbeziehungen reicht das nicht aus: Der Bundesfinanzhof entschied, dass eine einmalige Prüfung zu Beginn der Geschäftsbeziehung allein die Sorgfaltspflicht nicht dauerhaft erfüllt und der Vertrauensschutz bei fehlender regelmäßiger Nachprüfung entfallen kann (BFH, Urteil vom 11. März 2020, Az. XI R 38/18; zur Einordnung siehe Kanzlei Dr. Burkhard, Gutglaubensschutz bei innergemeinschaftlichen Lieferungen).
Eine feste gesetzliche Frist für die Wiederholung gibt es nicht. In der Praxis empfiehlt sich:
| Situation | Empfohlenes Prüfintervall |
|---|---|
| Einmalige Lieferung | Einmal vor der Rechnung |
| Quartalsweise Bestandskunden | Alle 3 Monate erneut prüfen |
| Dauerkunden mit monatlicher Lieferung | Mindestens 1× pro Jahr, bei Adressänderung sofort |
| Kunde meldet neue Firmierung oder Adresse | Sofort erneut prüfen |
Eine spätere Prüfung ändert die BZSt-Bestätigungsnummer nicht rückwirkend — Sie legen einfach den neuen Beleg zur nächsten betroffenen Rechnung.
Wer international mehrere Kunden pro Monat beliefert, sollte die Prüfung nicht Excel-basiert nachhalten: Eine Zusammenfassende Meldung verlangt ohnehin die korrekte USt-IdNr. jedes EU-B2B-Kunden pro Meldezeitraum, und Fehler dort ziehen eigene Fristen und Korrekturpflichten nach sich.
USt-ID-Prüfung dokumentieren: So sichern Sie sich ab
Die Prüfung allein reicht dem Finanzamt nicht — Sie müssen sie nachweisen können. Für die qualifizierte Bestätigungsabfrage gilt: Bewahren Sie den Ausdruck oder Screenshot der BZSt-Ergebnisseite mit Bestätigungsnummer und Abfragedatum zusammen mit der jeweiligen Rechnung auf.
Diese Nachweise unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Buchungsbelege und gehören damit in Ihre GoBD-konforme Belegablage. Eine strukturierte Ablage erspart bei einer Betriebsprüfung das nachträgliche Zusammensuchen einzelner BZSt-Screenshots aus E-Mail-Postfächern.
Neben der klassischen PDF-Rechnung mit Vorlagen und Pflichtfeldern bietet moderne Rechnungssoftware auch eine Kundenverwaltung, in der Sie USt-IdNr. und Prüfdatum einmal hinterlegen und bei jeder folgenden Rechnung automatisch übernehmen — statt sie bei jedem neuen Auftrag erneut abzutippen.
Häufige Fragen zur USt-ID-Prüfung
Ist die VIES-Prüfung dasselbe wie die qualifizierte Bestätigungsabfrage?
Was kostet die qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt?
Brauche ich die USt-ID auch bei Reverse-Charge-Rechnungen nach §13b UStG?
Was passiert, wenn ich die USt-ID nicht prüfe und sie sich später als falsch herausstellt?
Muss ich die USt-ID von Bestandskunden erneut prüfen?
Was Sie jetzt tun
- Prüfen Sie jede neue EU-B2B-USt-ID vor der ersten steuerfreien Rechnung qualifiziert beim BZSt, nicht nur über VIES.
- Legen Sie die Bestätigungsnummer als PDF oder Screenshot zur jeweiligen Rechnung ab.
- Tragen Sie ein festes Prüfintervall für Bestandskunden in Ihrem Kalender oder Ihrer Kundenverwaltung ein.
USt-ID direkt in der Rechnung dokumentieren
Kostenlos starten — keine Kreditkarte, kein Abo, 3 Rechnungen pro Monat dauerhaft frei. Reverse-Charge- und §6a-Hinweise werden automatisch korrekt eingefügt.
Für den technischen Hintergrund zur automatischen Steuerschuldumkehr in der Rechnungsstellung lohnt sich zusätzlich ein Blick in unsere Reverse-Charge-Funktion.
Quellen
- §6a UStG — Innergemeinschaftliche Lieferung — Bundesministerium der Justiz, Stand 2025-12-01. gesetze-im-internet.de
- §14a UStG — Zusätzliche Pflichtangaben in besonderen Fällen — Bundesministerium der Justiz, Stand 2025-12-01. gesetze-im-internet.de
- Bestätigung ausländischer USt-IdNrn. — Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), 2026. bzst.de
- Bestätigung inländischer USt-IdNrn. — Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), 2026. bzst.de
- Gutglaubensschutz bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, §6a Abs. 4 UStG — Kanzlei Dr. jur. Jörg Burkhard, 2026. drburkhard.de