Ein Stundenzettel als Anlage zur Handwerkerrechnung erklärt, welche Arbeiten Sie wann und für welchen Auftrag ausgeführt haben. Für eine nachvollziehbare Stundenabrechnung sollten Auftrag, Tätigkeit, Arbeitsdauer und vereinbarter Stundensatz zusammenpassen. Prüfen Sie den Nachweis deshalb gegen die Rechnungspositionen, bevor Sie beides versenden.
Eine pauschale Liste von „acht gesetzlich vorgeschriebenen Feldern je Stunde“ oder eine Garantie für eine gerichtsfeste Forderung gibt diese Vorlage nicht. Die Anforderungen an die Rechnung stehen in § 14 UStG; konkrete Nachweisanforderungen aus Ihrem Auftrag prüfen Sie zusätzlich. Eine Kundenunterschrift ist kein Anlass, auf diesen Abgleich zu verzichten.
Welchen Nachweis braucht Ihre Abrechnung?
Beginnen Sie mit dem Auftrag, nicht mit einem Formular. Halten Sie fest, welche Leistung beauftragt wurde, wie Sie den Preis bestimmen und welche Nachweise der Kunde erwartet.
| Abrechnungsfall | Sinnvolle Vorbereitung |
|---|---|
| Arbeit nach Stunden | Zeiten und Tätigkeiten dem Auftrag zuordnen; vereinbarte Sätze und abrechenbare Zeiten abgleichen. |
| Vereinbarte Pauschale | Umfang und Pauschale aus dem Auftrag übernehmen. Interne Stunden nicht zusätzlich als neue Vergütung auf die Rechnung setzen. |
| Pauschale mit Zusatzarbeiten | Zusatzumfang, Beauftragung und Preisabrede gesondert dokumentieren; nur den geklärten Zusatzblock abrechnen. |
Ein Stundenzettel zeigt den erfassten Aufwand. Beauftragung, vereinbarte Preise und zusätzliche Leistungen sollten Sie daneben auffindbar halten, etwa in Angebot, Auftragsbestätigung und Korrespondenz. Lassen Sie streitige Nachträge prüfen, statt aus einer Unterschrift allein einen Zahlungsanspruch abzuleiten.
Bei Bauaufträgen mit vereinbarter VOB/B sollten Sie die dortigen Vertrags- und Nachweisregelungen gesondert prüfen lassen. Die Vorlage hier ersetzt keine Prüfung Ihres Bauvertrags. Zur Zusammenstellung einer Schlussrechnung finden Sie einen eigenen Ratgeber zur prüfbaren Schlussrechnung im Bau.
Stundenzettel-Vorlage zum Kopieren
Die folgenden Angaben sind eine Praxisempfehlung für den Leistungsnachweis, kein allgemeiner gesetzlicher Pflichtkatalog. Passen Sie das Muster an Ihren Auftrag an. Verwenden Sie ausschließlich die Personendaten, die Sie für den jeweiligen Nachweis benötigen.
Stundennachweis zum Auftrag: ____________________
Kunde / Baustelle: ______________________________
Leistungstag oder Zeitraum: _____________________
Ausgeführte Tätigkeiten: ________________________
Bezug auf Zusatzauftrag, falls vorhanden: ________
Zugehörige Rechnung / Anlagenbezeichnung: ________Ergänzen Sie dazu eine Zeittabelle:
| Person oder Kürzel | Zeitfenster | Pause | Arbeitsdauer |
|---|---|---|---|
| … | … bis … | … Minuten | … Stunden / Minuten |
Beschreiben Sie die Arbeit so, dass Ihr Kunde sie zuordnen kann: „Verteiler beschriften und Funktion prüfen“ ist konkreter als „Elektroarbeiten“. Halten Sie bei mehreren Einsätzen die Baustellen auseinander. Material, Anfahrt und Maschinenzeiten können Sie separat dokumentieren und mit ihren jeweiligen Rechnungspositionen abgleichen.
Wichtig bei Minuten: 4 Stunden 30 Minuten sind 4,5 Stunden, nicht 4,30 Stunden. Ziehen Sie Pausen für die Arbeitsdauer ab. Ob beispielsweise Anfahrt oder Beschaffung gesondert berechnet wird, klären Sie anhand Ihrer Preisvereinbarung; eine gemessene Zeit wird nicht allein durch ihre Erfassung abrechenbar.
Mit Business erfassen Sie Arbeitszeiten je Kunde im Rechnungsprogramm und übernehmen sie direkt in den Rechnungsentwurf. Den Ablauf zeigt die Seite Zeiten erfassen und abrechnen.
Beispiel: Acht Personenstunden mit passender Rechnung
Fiktives Rechenbeispiel, keine Marktpreisempfehlung und keine vollständige Musterrechnung. Annahmen: Ein Kunde hat die beschriebenen Arbeiten auf Stundenbasis beauftragt. Beide Personen arbeiten am selben Tag von 08:00 bis 12:30 Uhr mit jeweils 30 Minuten Pause. Die nachstehenden Nettopreise sind für dieses Beispiel vereinbart. Das Beispiel setzt einen steuerpflichtigen Umsatz mit 19 Prozent Umsatzsteuer voraus; andere Steuerarten sind nicht abgebildet.
| Person | Anwesenheit | Pause | Arbeitsdauer |
|---|---|---|---|
| A | 4 Stunden 30 Minuten | 30 Minuten | 4 Stunden |
| B | 4 Stunden 30 Minuten | 30 Minuten | 4 Stunden |
| Summe | 9 Personenstunden | 1 Personenstunde | 8 Personenstunden |
Auf dem Nachweis steht zusätzlich, welche Tätigkeit A beziehungsweise B ausgeführt hat. Für die Rechnung ergibt sich folgender Positionsauszug:
| Position | Menge | Nettopreis je Einheit | Nettobetrag |
|---|---|---|---|
| Arbeitsleistung A, laut Stundennachweis | 4 Stunden | 92,00 € | 368,00 € |
| Arbeitsleistung B, laut Stundennachweis | 4 Stunden | 72,00 € | 288,00 € |
| Vereinbarte Anfahrt | 1 Pauschale | 38,00 € | 38,00 € |
| Material laut gesonderter Aufstellung | 1 Posten | 112,20 € | 112,20 € |
Netto sind das 806,20 €. Hinzu kommen 153,18 € Umsatzsteuer, insgesamt 959,38 €. Die Steuer wurde auf die Nettosumme berechnet und auf Cent gerundet. Prüfen Sie bei anderen Steuerarten oder einer anderen Rundungsmethode die konkrete Rechnung erneut.
Benennen Sie die Anlage eindeutig, zum Beispiel „Stundennachweis zum Auftrag Demo-01“. Verwenden Sie dieselbe Bezeichnung in der Rechnung. So lassen sich die acht Personenstunden im Nachweis und die zweimal vier Stunden in den Positionen miteinander abgleichen.
Zeiterfassung & Stunden-Abrechnung
Erfasste Zeiten einem Kunden zuordnen, Dauer und Stundensatz prüfen und ausgewählte Einträge in den Rechnungsentwurf übernehmen.
Kundenunterschrift: Bestätigung klar begrenzen
Vereinbaren Sie vorab, ob, wann und durch wen der Leistungsnachweis bestätigt werden soll. Machen Sie auf dem Formular erkennbar, was zur Prüfung vorgelegt wird: Anwesenheitszeiten, Tätigkeiten, Material oder ein bestimmter Zusatzauftrag. Eine pauschale Formulierung wie „alles anerkannt“ hilft bei unklaren Angaben nicht weiter.
Fehlt eine Unterschrift oder bestreitet der Kunde einzelne Einträge, sammeln Sie Auftrag, Zeitaufzeichnungen und Korrespondenz. Kennzeichnen Sie die strittigen Positionen. Versprechen Sie weder „ohne Unterschrift ist alles verloren“ noch „mit Unterschrift ist jede Forderung sicher“. Ob Ihre konkrete Forderung durchsetzbar ist, lassen Sie im Streitfall rechtlich beurteilen.
Diese Vorlage ist auch kein vollständiges System zur arbeitsrechtlichen Zeiterfassung Ihrer Beschäftigten. Prüfen Sie diesen Zweck getrennt vom Nachweis gegenüber dem Kunden.
Arbeitskosten und Aufbewahrung richtig einordnen
Für begünstigte Handwerkerleistungen im Haushalt betrifft § 35a EStG die Arbeitskosten. Rechnung und Zahlung auf das Konto des Leistungserbringers gehören zu den gesetzlichen Voraussetzungen. Ein Stundenzettel allein ersetzt diese Voraussetzungen nicht und garantiert keine Steuerermäßigung. Halten Sie Arbeits- und Materialkosten nachvollziehbar auseinander; die weiteren Bedingungen erläutert der Ratgeber zu Handwerkerleistungen und Rechnungsangaben.
Für Rechnungen und andere Buchungsbelege beträgt die reguläre Aufbewahrungsfrist 8 Jahre; die gesetzliche Einordnung ergibt sich aus § 14b UStG und § 147 AO. Daraus folgt keine einheitliche Frist für jeden Stundenzettel. Klären Sie die Einordnung Ihrer Nachweise und mögliche längere Aufbewahrung im konkreten Fall mit Ihrer Steuerberatung. Legen Sie Rechnung, Nachweis und spätere Berichtigungen so ab, dass ihr Zusammenhang erkennbar bleibt. Eine PDF-Datei oder ein Scan ist für sich genommen keine Garantie für ordnungsgemäße Archivierung.
Stundenzettel online führen und in die Rechnung übernehmen
Im Rechnungsprogramm von kostenlose-erechnung.de ist der belegte Ablauf die kundenbezogene Zeiterfassung mit anschließender Stundenabrechnung. Er ersetzt keine Prüfung von Auftrag oder Vergütung. Die Funktionsseite zur Zeiterfassung zeigt diesen Ablauf und seine Tarifgrenzen.
- Zeit erfassen: Kunde und Tätigkeit auswählen; Timer verwenden oder eine erledigte Tätigkeit manuell nachtragen.
- Einträge prüfen: Datum, Dauer und Stundensatz kontrollieren. Nicht abzurechnende Einträge aus der Auswahl lassen.
- Rechnung vorbereiten: In „Rechnung aus Zeiten erstellen“ Kunde, Zeitraum und gewünschte Aufteilung wählen. Die Positionsvorschau gegen Ihren Nachweis prüfen und die ausgewählten Zeiten im Rechnungseditor weiterbearbeiten.
- Anlage getrennt erstellen: Bei Bedarf über „PDF-Stundenauszug“ einen Tätigkeitsnachweis erzeugen. Er ist ein separater Schritt, nicht automatisch der unterschriebene Baustellenrapport.
- Vor dem Versand abgleichen: Rechnungsangaben und Materialpositionen prüfen; bei gewünschter Anlage kontrollieren, ob tatsächlich die richtige Datei beigefügt ist.
Tarifgrenze: Eine einzelne Rechnung mit selbst eingetragenen Positionen können Sie im kostenlosen Tarif Start erstellen; dessen Mengenbegrenzung und Werbehinweis bleiben bestehen. Die integrierte Zeiterfassung und Stundenabrechnung gehören zu Business, ebenso Anlagen zur Rechnung. Business Plus ist nicht allein für diesen Stundenablauf erforderlich. Aktuellen Umfang und Preise finden Sie auf der Tarifseite. Eine Mitarbeiter-Rollenverwaltung mit automatisch unterschiedlichen Sätzen, eine Kundenunterschrift auf dem Tablet oder eine automatische steuerliche Aufteilung von Lohn und Material wird hier nicht als Funktion zugesagt.
Versandcheck: Passen Nachweis und Rechnung zusammen?
- Stimmen Kunde, Auftrag und Leistungszeitraum überein?
- Ergibt jede Arbeitsdauer Anfang bis Ende abzüglich Pause?
- Sind gleichzeitig tätige Personen als Personenstunden gerechnet?
- Stimmen die abrechenbaren Stunden und vereinbarten Sätze mit den Positionen überein?
- Sind Zusatzarbeiten geklärt und nicht bereits in einer Pauschale enthalten?
- Sind Arbeitsleistung, Anfahrt und Material verständlich zugeordnet?
- Ist die Anlage eindeutig bezeichnet und tatsächlich beigefügt?
- Sind offene Einwände und spätere Korrekturen nachvollziehbar dokumentiert?
Bei einer fehlenden Angabe bessern Sie den Nachweis vor dem Versand nach. Bei einer ungeklärten Beauftragung holen Sie die Klärung ein, statt nur weitere Stundenzeilen zu ergänzen.
Häufige Fragen
Welche Angaben gehören auf einen Stundenzettel zur Rechnung?
Was tun, wenn der Kunde den Stundenzettel nicht unterschreibt?
Wie rechne ich zwei Personen mit jeweils vier Stunden ab?
Ist der Stundenauszug automatisch eine Rechnungsanlage?
Brauche ich für die Stundenabrechnung Business Plus?
Zeiterfassung als Grundlage für die Rechnungs-Anlage
Kundenbezogene Zeiten prüfen, in den Rechnungsentwurf übernehmen und bei Bedarf einen separaten PDF-Stundenauszug erstellen.
Quellen und Stand
Fachliche Überarbeitung und Abruf: 20.10.2026. Die Vorlage und das Rechenbeispiel dienen der Orientierung, nicht der individuellen Rechts- oder Steuerberatung.
- Gesetze im Internet / Bundesamt für Justiz: § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen, insbesondere Rechnungsangaben; § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen. Am Abrufdatum geltender konsolidierter Gesetzestext.
- Gesetze im Internet / Bundesamt für Justiz: § 35a EStG – Steuerermäßigung bei haushaltsnahen Leistungen, insbesondere Arbeitskosten, Rechnung und Kontozahlung. Am Abrufdatum geltender konsolidierter Gesetzestext.
- Gesetze im Internet / Bundesamt für Justiz: § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, insbesondere unterschiedliche Unterlagenarten. Am Abrufdatum geltender konsolidierter Gesetzestext.
- kostenlose-erechnung.de: Zeiterfassung und Stundenabrechnung sowie Preise und Tarifumfang, Produktstand am Abrufdatum. Die Beispielsätze oben sind keine Produktpreise.
Im Rechnungsprogramm geht das ohne Umweg: Zeiterfassung kostenlos testen, 14 Tage ohne Zahlungsdaten.