Fahrtkosten gehören für Handwerker, Berater und Trainer zu den häufigsten Betriebsausgaben — doch bei der Abrechnung und erst recht beim Weiterberechnen an Kunden unterlaufen immer wieder dieselben Fehler. Wer die km-Pauschale falsch ansetzt oder beim Umsatzsteuersatz auf der Rechnung den falschen Satz wählt, riskiert Nachforderungen im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Dieser Leitfaden erklärt, welche Fahrtkosten 2026 abrechenbar sind, welche Pauschalen gelten, wie Sie Fahrtkosten korrekt an Kunden weiterberechnen — und welcher Umsatzsteuersatz auf die Rechnung gehört.
Das Wichtigste in Kürze
- km-Pauschale für Dienstreisen 2026: 0,30 € pro Kilometer mit dem privaten PKW (Motorrad: 0,20 €/km) — unverändert gegenüber dem Vorjahr.
- Entfernungspauschale ab 1.1.2026: Einheitlich 0,38 € ab dem ersten Kilometer (zuvor: 0,30 € für km 1–20, 0,38 € ab km 21).
- Verpflegungspauschale 2026: 14 € bei 8 bis unter 24 h Abwesenheit, 28 € bei voller 24-h-Abwesenheit von Wohnung und erster Betriebsstätte.
- USt-Satz beim Weiterberechnen: Fahrtkosten sind steuerrechtlich eine Nebenleistung — sie tragen immer denselben Umsatzsteuersatz wie die Hauptleistung (§3 Abs. 10 UStG).
- Dokumentationspflicht: Datum, Startort, Zielort, Kilometer und Reisezweck sind für jede Dienstfahrt schriftlich festzuhalten — ohne Nachweis erkennt das Finanzamt die Betriebsausgabe nicht an.
Welche Fahrtkosten Selbstständige als Betriebsausgabe abrechnen können
Betrieblich veranlasste Fahrtkosten sind nach §4 Abs. 4 EStG Betriebsausgaben und mindern den Gewinn. Als betrieblich gilt eine Fahrt, wenn sie überwiegend beruflichen Zwecken dient — Kundenbesuche, Behördengänge, Banktermine, Lieferanten, Messen, Fortbildungen.
Drei Kostenkategorien sind absetzbar:
1. Fahrtkosten mit dem privaten PKW (km-Pauschale) Sie setzen 0,30 € pro gefahrenem Kilometer als Betriebsausgabe an — ohne Einzelbelege für Sprit, Versicherung oder Verschleiß. Die Pauschale deckt alle fahrzeugbezogenen Kosten. Alternativ lassen sich tatsächliche Kosten per Fahrtenbuch plus Vollbelegführung geltend machen; das lohnt sich nur bei sehr hohen realen Kosten.
2. Öffentlicher Nahverkehr, Bahn, Flug Die tatsächlichen Kosten sind absetzbar — gegen Beleg. Bahntickets und Flüge gehören als Originalbeleg oder GoBD-konformes Scan-Dokument in die Buchhaltung.
3. Taxi und Mietwagen Ebenfalls tatsächliche Kosten gegen Beleg. Beim Mietwagen sind Kraftstoff und eventuelle Zusatzkosten (Versicherung, Reinigung) separat zu belegen.
Was nicht als Dienstreise gilt: Der Weg zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte. Dafür gilt die Entfernungspauschale — die seit 1.1.2026 einheitlich 0,38 € pro Entfernungskilometer beträgt, ohne Staffelung.
Eine vollständige Übersicht aller abzugsfähigen Kosten bietet der Artikel Betriebsausgaben-Kategorien für Selbstständige.
km-Pauschale 2026: Sätze für PKW, Motorrad und ÖPNV
Die km-Pauschale für Dienstreisen — nicht zu verwechseln mit der Entfernungspauschale für den Arbeitsweg — ist 2026 unverändert:
| Fahrzeugtyp | Pauschale pro Kilometer |
|---|---|
| PKW (privat) | 0,30 € |
| Motorrad / Moped | 0,20 € |
| Fahrrad | 0,05 € |
| Bahn / ÖPNV / Flug | tatsächliche Kosten (Beleg) |
Die Pauschale deckt alle fahrzeugbezogenen Kosten pauschal ab: Kraftstoff, Verschleiß, Versicherung, Kfz-Steuer. Diese Posten dürfen nicht zusätzlich einzeln als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Berechnungsbeispiel: Sie fahren zum Kunden (70 km einfache Strecke) und zurück — 140 km gesamt.
140 km × 0,30 € = 42,00 € BetriebsausgabeBei einem Grenzsteuersatz von 30 % reduziert das die Einkommensteuer um 12,60 €.
Wann lohnt das Fahrtenbuch? Nur wenn die tatsächlichen Fahrzeugkosten pro Kilometer die Pauschale übersteigen — bei Fahrzeugen mit hohem Verbrauch, teurer Vollkasko oder hohen Leasingraten möglich. Das Fahrtenbuch muss für das gesamte Kalenderjahr lückenlos geführt werden; ein unterjähriger Wechsel zur Pauschale ist nicht zulässig.
Verpflegungspauschale und Übernachtungskosten 2026
Wer auf einer Dienstreise länger als 8 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend ist, kann die Verpflegungsmehraufwand-Pauschale nach §4 Abs. 5 Nr. 5 EStG ansetzen — unabhängig davon, ob tatsächliche Verpflegungskosten entstanden sind.
Verpflegungspauschalen Inland 2026:
| Abwesenheitsdauer | Pauschale |
|---|---|
| 8 bis unter 24 Stunden | 14 € |
| 24 Stunden (voller Reisetag) | 28 € |
| An- und Abreisetag (mehrtägige Reise) | je 14 € |
Kürzungspflicht: Stellt der Auftraggeber oder das Hotel eine Mahlzeit kostenlos zur Verfügung, ist die Pauschale zu kürzen: Frühstück −5,60 €, Mittag- oder Abendessen je −11,20 € (20 % bzw. 40 % des 28-€-Tagessatzes).
Übernachtungskosten: Die tatsächlichen Hotel- oder Unterkunftskosten sind gegen Beleg absetzbar. Eine Übernachtungspauschale für Selbstständige gibt es — anders als bei Arbeitnehmer-Reisekostenerstattungen — nicht.
Zeitnachweis ist Pflicht: Das Finanzamt erkennt die Pauschale nur an, wenn Abfahrts- und Rückkehrzeit dokumentiert sind. Ein Eintrag wie “Kundentermin Stuttgart, 8:30–18:15 Uhr” genügt als Nachweis der 8-Stunden-Schwelle.
Fahrtkosten an Kunden weiterberechnen — Schritt für Schritt
Fahrtkosten können als eigene Position auf die Rechnung gesetzt werden. Das ist keine Pflicht — viele Selbstständige kalkulieren Fahrtkosten in den Stundensatz ein —, aber bei Projekten mit hohem Reiseaufwand üblich und steuerrechtlich klar geregelt.
Pauschale oder tatsächliche Kosten?
Sie können dem Kunden entweder die km-Pauschale (0,30 €/km) oder die tatsächlichen belegten Reisekosten berechnen. Die Pauschale ist einfacher und für Kunden transparenter; tatsächliche Kosten bieten sich an, wenn Flüge oder Fernzüge erheblich teurer sind als die km-Pauschale es ausdrückt.
Position auf der Rechnung
Eine Fahrtkosten-Position mit km-Pauschale sieht so aus:
Pos. 3 | Fahrtkosten Berlin–Frankfurt (340 km × 0,30 €) 102,00 €
zzgl. 19 % USt 19,38 €
-----------
Brutto 121,38 €Bei ÖPNV oder Bahn:
Pos. 3 | Reisekosten: ICE Berlin–Frankfurt Hin+Zurück 79,00 €
zzgl. 19 % USt 15,01 €Leistungsbeschreibung vollständig halten
§14 Abs. 4 Nr. 5 UStG verlangt “Art und Umfang” der Leistung. Bei Fahrtkosten gehören dazu: Datum der Fahrt, Startort, Zielort und Kilometer (bei km-Pauschale) oder Art des Verkehrsmittels und Strecke (bei ÖPNV/Bahn). Eine vollständige Beschreibung beschleunigt die Rechnungsfreigabe beim Kunden und schützt vor Rückfragen.
Wie Sie eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben aufbauen, erklärt der Artikel Rechnung schreiben Anleitung 2026.
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Umsatzsteuer auf Fahrtkosten: Welcher Satz gilt?
Die Frage, welcher Umsatzsteuersatz auf die Fahrtkosten-Position gehört, löst in der Praxis oft Unsicherheit aus. Die Antwort ist eindeutig: Fahrtkosten sind steuerrechtlich eine Nebenleistung zur Hauptleistung und teilen deren Steuersatz (§3 Abs. 10 UStG).
| Hauptleistung | USt-Satz Hauptleistung | USt-Satz Fahrtkosten |
|---|---|---|
| Beratung, IT, Design (regelbesteuert) | 19 % | 19 % |
| Bücher, Druckerzeugnisse | 7 % | 7 % |
| Heilbehandlung (§4 Nr. 14 UStG) | steuerfrei | steuerfrei |
| B2B-Leistung EU-Ausland (Reverse Charge) | 0 % | 0 % |
Sonderfall Kleinunternehmer: Wer nach §19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, zeigt auch auf der Fahrtkosten-Position keine Steuer aus. Die Kleinunternehmer-Formulierung gilt für die gesamte Rechnung.
Sonderfall Bahntickets: Ein 2.-Klasse-Bahnticket enthält 7 % Vorsteuer. Wenn Sie es an den Kunden weiterberechnen und Ihre Hauptleistung 19 % USt trägt, stellen Sie die Fahrtkosten-Position trotzdem mit 19 % in Rechnung. Den Vorsteuerabzug aus dem Ticket ziehen Sie in Ihrer Buchhaltung.
Wichtig für Handwerker mit §13b-Sachverhalten: Erbringen Sie Bauleistungen, bei denen der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet (Reverse Charge nach §13b UStG), gelten auch für Fahrtkosten auf dieser Rechnung 0 % — die Nebenleistungsregel greift. Details zur Rechnungsstellung im Bauhandwerk erklärt der Ratgeber E-Rechnung für Handwerker sowie die Seite E-Rechnung Handwerker.
Dokumentationspflichten und Fahrtenbuch
Ohne Nachweis erkennt das Finanzamt weder die Betriebsausgabe noch die Grundlage für die Kundenrechnung an. Das Mindestrequisit ist ein Fahrtenbuch — oder eine gleichwertige Aufzeichnung — mit diesen Angaben pro Fahrt:
- Datum der Fahrt
- Startort (Betriebsstätte oder Privatanschrift)
- Zielort (vollständige Adresse)
- Zweck der Fahrt (z. B. „Kundentermin Projekt X”, „Fortbildung Y”)
- Gefahrene Kilometer (Tachostand bei Abfahrt und Ankunft oder Routenplaner-Nachweis)
- Fahrzeugkennzeichen
Digitale Aufzeichnung: Eine Tabellenkalkulation oder eine Fahrtkosten-App (z. B. Driversnote, TripLog) reicht aus, solange die Daten nicht nachträglich veränderbar gespeichert werden (§146 AO, GoBD-Anforderungen). Papier-Fahrtenbücher sind zulässig, aber in der Praxis aufwendiger.
Aufbewahrungsfristen: Eingangsrechnungen (Hotelrechnungen, Bahntickets als Rechnung nach §14 UStG): 8 Jahre ab Ende des Buchungsjahres (§14b UStG, geändert durch Bürokratieentlastungsgesetz IV ab 1.1.2025). Fahrtenbücher und sonstige Buchungsbelege: 10 Jahre nach §147 Abs. 1 Nr. 4 AO. Thermopapierbelege verblassen — sofort einscannen und GoBD-konform archivieren.
Mehr zu digitaler Archivierung und Belegverwaltung für Berater: E-Rechnung für Berater und Coaches.
Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
Fehler 1 — Entfernungspauschale und Dienstreisepauschale verwechseln: Die Entfernungspauschale (0,38 €/km ab 2026) gilt ausschließlich für den Weg zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte. Dienstreisen zu Kunden werden mit 0,30 €/km angesetzt. Wer beide Pauschalen verwechselt, setzt beim Weg zur Betriebsstätte zu viel und bei Kundenfahrten zu wenig an.
Fehler 2 — Verpflegungspauschale ohne Zeitnachweis: Das Finanzamt erkennt die Pauschale nur an, wenn die Abwesenheitsdauer dokumentiert ist. Notieren Sie Abfahrts- und Rückkehrzeit — am einfachsten als Zusatzfelder im Fahrtenbuch oder in der Projekt-App.
Fehler 3 — Falscher USt-Satz auf der Kundenrechnung: Häufigste Variante: 0 % oder kein Steuersatz auf der Fahrtkosten-Position, während die Hauptleistung 19 % trägt. Das ergibt eine falsch niedrige Umsatzsteuer auf der Rechnung. Bei einer Betriebsprüfung wird die Differenz-USt nachgefordert, zzgl. Zinsen nach §233a AO (1,8 % p.a.).
Fehler 4 — Fahrtkosten als Auslagen deklarieren: Auslagen im umsatzsteuerrechtlichen Sinne (§10 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG) sind Kosten, die der Selbstständige namens und auf Rechnung des Auftraggebers verauslagt hat — z. B. Behördengebühren für den Kunden. Fahrtkosten entstehen auf eigene Rechnung und werden weiterberechnet; sie sind keine Auslagen. Der Unterschied ist relevant, weil echte Auslagen die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage nicht erhöhen.
Fehler 5 — Keine lückenlose Dokumentation trotz hoher Kilometerpauschale: Das Finanzamt kann bei ungewöhnlich hohen Fahrtkosten eine Fahrtenbuch-Vorlage verlangen. Wer mehrere Tausend Kilometer pro Jahr als Betriebsausgabe ansetzt, sollte das Fahrtenbuch laufend führen — nicht rückwirkend rekonstruieren.
Wie hoch ist die km-Pauschale für Selbstständige 2026?
Muss ich auf Fahrtkosten Umsatzsteuer berechnen, wenn ich sie dem Kunden in Rechnung stelle?
Kann ich Fahrtkosten und Verpflegungspauschale gleichzeitig abrechnen?
Was gilt bei ÖPNV- und Bahntickets?
Wie lange muss ich Fahrtkosten-Belege aufbewahren?
Ich bin Kleinunternehmer — wie stelle ich Fahrtkosten in Rechnung?
Quellen
- Einkommensteuergesetz §4 Abs. 5 Nr. 5 — Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe — Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. gesetze-im-internet.de
- Kilometerpauschale 2026: 38-Cent-Reform & Berechnung — Taxmaro, 2026. taxmaro.com
- Reisekostenabrechnung für Unternehmer: Pauschalen und Belege — Lexware Wissensportal, 2026. lexware.de
- Umsatzsteuer auf Reisekosten weiterberechnen — Nebenleistungsregel — PERK, 2026. perk.com