Du reinigst Wohnungen, Büros oder Gewerberäume – selbstständig, pünktlich und zuverlässig. Aber wenn Kunden nach einer Rechnung fragen oder das Finanzamt anklopft, wird es schnell unübersichtlich. Dieser Ratgeber erklärt, was du als selbstständige Reinigungskraft wissen musst.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Reinigungsunternehmen?
| Auftraggeber | E-Rechnungspflicht? |
|---|---|
| Privatpersonen / Privathaushalte | ❌ Keine Pflicht |
| Unternehmen (Büroreinigung) | ✅ Ab 2027/2028 |
| Gewerbemieter (Ladenlokale) | ✅ Ab 2027/2028 |
| Hausverwaltungen | ✅ Ab 2027/2028 |
Fazit: Wer überwiegend Privathaushalte reinigt, ist von der E-Rechnungspflicht erst mal nicht betroffen. Wer Büros oder Gewerberäume reinigt, sollte sich ab 2026 darauf vorbereiten.
Privatkunden vs. Gewerbekunden: Der wichtige Unterschied
Privathaushalte (B2C):
- Keine gesetzliche Rechnungspflicht (außer auf explizite Anfrage)
- Aber: Kunden brauchen eine Rechnung für §35a EStG (Steuerbonus auf Handwerkerleistungen)
- Daher empfiehlt es sich, immer eine Quittung oder Rechnung auszustellen
Gewerbe- und Unternehmenskunden (B2B):
- Volle Rechnungspflicht mit allen Pflichtangaben
- Ab 2027/2028: E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung)
- Kunden erwarten professionelle Rechnungen mit Steuernummer und Steuersatz
§35a EStG: Haushaltsnahe Dienstleistungen und der Beleg
Das ist für viele private Kunden ein wichtiger Aspekt: Wer eine Haushaltshilfe oder Reinigungsfirma für den eigenen Haushalt beauftragt, kann 20 % der Lohnkosten (bis zu 4.000 €/Jahr) von der Einkommensteuer absetzen.
Voraussetzungen für den §35a-Abzug:
- Die Zahlung muss auf ein Konto überwiesen werden (keine Barzahlung!)
- Eine Rechnung muss vorliegen
- Die Rechnung muss Lohn- und Maschinenkosten getrennt ausweisen (Materialkosten sind nicht abzugsfähig)
Für dich als Reinigungskraft bedeutet das: Deine Privatkunden werden oft nach einer Rechnung fragen, weil sie die Steuervergünstigung nutzen wollen. Stelle daher immer eine korrekte Rechnung aus und empfehle deinen Kunden die Überweisung statt Barzahlung.
Kleinunternehmer in der Reinigungsbranche: Was passt?
Für selbstständige Reinigungskräfte mit überschaubarem Umsatz ist die Kleinunternehmerregelung oft die beste Lösung:
- Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen
- Einfachere Buchhaltung
- Grenze: 25.000 € Vorjahresumsatz / 100.000 € laufendes Jahr
Wenn du darüber hinausgehst: Dann wird die Regelbesteuerung fällig – du muss 19 % Umsatzsteuer auf deine Rechnungen ausweisen und ans Finanzamt abführen. Dabei kannst du allerdings die Mehrwertsteuer auf deine Betriebsausgaben (Putzmittel, Geräte) als Vorsteuer geltend machen.
Pflichtangaben für Reinigungsrechnungen
| Pflichtangabe | Beispiel |
|---|---|
| Name und Adresse | Sauber & Schnell GbR, Musterstr. 1, 12345 Berlin |
| Steuernummer | 12/345/67890 |
| Empfänger | Muster GmbH / Max Mustermann |
| Rechnungsnummer | 2026-R-001 |
| Leistungszeitraum | April 2026 |
| Leistungsbeschreibung | Gebäudereinigung Büro, 4 × wöchentlich, April 2026 |
| Stunden und Stundensatz | 16 h × 25 € = 400 € netto |
| MwSt. (oder § 19-Hinweis) | 76 € MwSt. = 476 € brutto |
Für §35a-Kunden: Weise Lohn- und Sachkosten separat aus:
- Lohnkosten (abzugsfähig): 320 €
- Materialkosten (nicht abzugsfähig): 80 €
Stundenzettel & Rechnung: So dokumentierst du korrekt
Bei regelmäßigen Reinigungsaufträgen empfiehlt sich:
- Monatlicher Stundenzettel – was wurde wann gereinigt, wie lange
- Monatliche Rechnung basierend auf dem Stundenzettel
- Beleg für den Kunden (für §35a und eigene Buchführung)
Kunden unterschreiben oft gerne den Stundenzettel als Bestätigung – das schützt dich bei Zahlungsstreitigkeiten.
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FAQ: Rechnungsfragen für Reinigungsbetriebe
Muss ich als selbstständige Putzkraft ein Gewerbe anmelden?
Darf mein Privatkunde Barzahlung verlangen?
Ich reinige für ein Unternehmen – wann muss ich anfangen, E-Rechnungen zu stellen?
Was ist der Unterschied zwischen Gebäudereinigung und Haushaltsdienstleistung (§35a)?
Fazit: Korrekte Rechnungen öffnen Türen
Als selbstständige Reinigungskraft schaffst du mit einer korrekten Rechnung Vertrauen – und hilfst deinen Privatkunden gleichzeitig beim Steuerbonus. Für Gewerbekunden ist die professionelle Rechnung ohnehin Pflicht.
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